KPI - Booking Lead Time (Booking Window)

Il tempo di prenotazione (Booking Lead Time), noto anche come finestra di prenotazione (Booking Window), misura il tempo che intercorre tra il momento in cui un ospite effettua una prenotazione e la data del suo check-in. La comprensione di questa metrica è fondamentale per strategie di prezzo, campagne di marketing e pianificazione operativa efficaci. Analizzando i tempi di prenotazione, è possibile anticipare la domanda, ottimizzare l'occupazione e migliorare la soddisfazione degli ospiti pianificando le risorse operative con largo anticipo.

Immaginate di gestire una casa sulla spiaggia. Vi accorgete che le prenotazioni arrivano all'ultimo minuto o con largo anticipo, ma non sapete come regolare le vostre strategie di conseguenza. Il monitoraggio del tempo di attesa delle prenotazioni può aiutarvi a identificare questi modelli e ad adattare il vostro approccio per massimizzare le prenotazioni e le entrate. Inoltre, vi aiuterà a gestire meglio le vostre risorse, come il personale di pulizia.

Come viene calcolato il Lead time medio (finestra di prenotazione)?

Ad esempio:

·       Data prenotazione: 1o Novembre 2024

·       Data Check-in: 15 Novembre 2024

·       Tempo di prenotazione = 14 giorni

Ciò significa che l'ospite ha prenotato la struttura 14 giorni prima del suo arrivo.

Per ottenere la media di tutte le prenotazioni per un determinato periodo di tempo, è necessario trovare i tempi di attesa per le singole prenotazioni, come indicato sopra, e dividerli per il numero di prenotazioni nello stesso periodo.

Il cruscotto mostra il tempo medio di prenotazione per il periodo selezionato.

Importante: a volte questa media può essere un po' gonfiata a causa di una piccola porzione di prenotazioni o di prenotazioni con tempi di attesa molto lunghi. Attualmente il sistema le conteggia all'interno della media

Ma perché il lead time o la finestra di prenotazione sono importanti?

Il Booking Lead Time fornisce preziose informazioni sui comportamenti di prenotazione degli ospiti, che possono e devono avere un impatto significativo sulle strategie aziendali:

1.     Previsione della domanda: Prevedere i periodi di alta o bassa domanda in base al momento in cui gli ospiti prenotano di solito. Se la maggior parte delle prenotazioni per l'estate viene effettuata con sei mesi di anticipo, potete iniziare il marketing in anticipo per catturare quegli ospiti.

2.     Ottimizzazione della strategia dei prezzi: Regolate le tariffe in base all'anticipo con cui gli ospiti prenotano. Offrite sconti early bird per incoraggiare le prenotazioni anticipate o offerte last-minute per riempire i posti vacanti.

3.     Pianificazione della campagna di marketing: Programmate i vostri sforzi promozionali in modo da allinearli con i momenti in cui gli ospiti sono più propensi a prenotare. Lanciate annunci mirati o campagne e-mail durante i picchi di prenotazione.

4.     Efficienza operativa: Pianificate meglio il personale, l'inventario e le risorse sapendo quando è probabile che si verifichino le prenotazioni. Aumentate la disponibilità dell'assistenza clienti nei periodi di picco delle prenotazioni.

Come devo interpretare il lead time (finestra di prenotazione)?

Ciò comporta l'analisi di modelli, ritmi e segmentazione dei dati per prendere decisioni informate:

1.     Identificare i modelli di prenotazione: Questo KPI sul cruscotto si confronta con lo stesso periodo dell'anno precedente per aiutarvi a capire se c'è un cambiamento nel comportamento degli ospiti. Questo può anche variare in base al tipo di ospite, alla stagione o al giorno della settimana. Si consiglia di controllare di conseguenza per comprendere meglio la finestra per ciascuno di questi casi.

2.     Segmentazione: È fondamentale capire chi prenota la struttura e quando. Solo così è possibile integrare la strategia di pricing con un'informazione significativa sulla finestra di prenotazione. Un viaggiatore d'affari potrebbe prenotare qualcosa all'ultimo minuto rispetto a una famiglia che viaggia per piacere. Potrebbero anche prenotare in giorni diversi della settimana. Quindi, se i giorni della settimana sono generalmente prenotati dai viaggiatori d'affari, la finestra di prenotazione complessiva potrebbe essere breve e quindi vi aiuterà a non farvi prendere dal panico per questi giorni e a pianificare le operazioni in anticipo per garantire un'ottima esperienza al cliente.

3.     Analizzare le variazioni stagionali: Come accennato brevemente nei punti precedenti, i tempi di prenotazione possono variare in base alla stagione, agli eventi speciali o anche ai giorni della settimana. Dobbiamo controllare diversi periodi per assicurarci di comprendere i tempi di consegna per ognuno di questi casi.

4.     Confronto dei canali: Potete anche tenere d'occhio i canali da cui provengono le prenotazioni. Rappresentano indirettamente il tipo di prenotazioni o lo scopo delle prenotazioni e alla fine hanno un impatto sul lead time della prenotazione. Chi viaggia per piacere potrebbe prenotare attraverso una OTA tradizionale come Airbnb o Booking. Mentre un viaggiatore aziendale potrebbe prenotare direttamente o tramite un'agenzia di terze parti.

Suggerimenti per lavorare con il lead time (finestra di prenotazione)

Ecco le strategie attuabili per sfruttare il lead time di prenotazione:

1.     Applicare sconti Early Bird: Incoraggiate gli ospiti a prenotare con largo anticipo offrendo tariffe speciali. Questo vi permette di avere una certa base di prenotazioni per un determinato periodo e fornisce una certa flessibilità quando si tratta di essere aggressivi più vicini al momento.

2.     Offrite offerte dell'ultimo minuto: Se avete una buona strategia early bird, potete essere più aggressivi nel last minute rispetto ai vostri concorrenti. Gli sconti dell'ultimo minuto vi aiuteranno a ottenere prenotazioni in una finestra in cui di solito fareste fatica a ottenere prenotazioni. Inoltre, se avete superato la vostra finestra di picco, dovreste essere ancora più aggressivi per assicurarvi di catturare la piccola domanda che c'è in giro. Se la finestra di prenotazione è breve, sarei un po' prudente e non esagererei con gli sconti.

3.     Adattare i requisiti di soggiorno minimo: Siate flessibili con le politiche di soggiorno minimo durante i periodi con tempi di consegna più brevi. Anche in questo caso, per offrire maggiore flessibilità e catturare prenotazioni che altrimenti non avreste avuto, questo contribuisce ad aumentare il vostro RevPAN.

4.     Adattare gli sforzi di marketing: Programmare promozioni e annunci in base ai comportamenti di prenotazione. Una volta che si conoscono le finestre di picco e di non picco delle prenotazioni per canale, si capisce quali sono le promozioni da fare quando e dove. In questo modo si evita di perdere denaro e si cattura la prenotazione giusta al momento giusto e, soprattutto, al prezzo giusto.

5.     Migliorare le politiche di cancellazione: Un altro ottimo modo per ottenere prenotazioni anticipate è offrire termini di cancellazione flessibili. Anche se ha i suoi rischi, gli studi hanno dimostrato che questa strategia ha più vantaggi che svantaggi.