Nuova struttura di fatturazione

DESCRIZIONE

Nell'ambito di una più ampia preparazione all'obbligo di fatturazione elettronica in molti mercati, abbiamo migrato la funzionalità di fatturazione in una nuova struttura. Questo aggiornamento garantisce la conformità alle nuove normative e migliora l'efficienza e l'accuratezza del processo di fatturazione.

CARATTERISTICHE CHIAVE DELLA “Nuova struttura”

1.     Convalida pre-fattura

o   Ora è possibile visualizzare tutti gli errori e i campi mancanti prima di finalizzare una fattura. Una volta generate, le fatture saranno bloccate e non potranno essere modificate.

2.     Generare ricevuta della fattura

o   Sarà ora possibile generare ricevute come prova di pagamento delle fatture, sostituendo la struttura obsoleta delle ricevute che non erano collegate alle fatture.

3.     Proforma

o   Invece di generare ricevute dalle prenotazioni, ora vengono create fatture proforma per informare i clienti dei servizi da fatturare prima che siano finalizzati.

4.     Anteprima della suddivisione degli importi

o   Ora viene visualizzata un'anteprima della suddivisione degli importi, che consente di individuare facilmente l'importo totale fatturato e l'importo da fatturare.

CAMBI RELATIVI ALLE DIVERSE FUNZIONI 

Lista delle fatture

I cambi che si possono notare in questa sezione sono che le azioni disponibili sono ora diverse:

·       L'opzione “Genera ricevute” è deprecata → le ricevute ora esistono ma come pagamento di una fattura già effettuata.

Nuova fattura

Diversi cambiamenti significativi, soprattutto per quanto riguarda le tariffe di fatturazione:

Il tipo di fattura è ora sempre parziale, in quanto avremo una ripartizione preventiva di ciò che deve essere ancora fatturato, dove il cliente può fatturare come preferisce:

In Più opzioni, il limite da fatturare è stato deprecato, poiché la suddivisione degli articoli non ha senso.

Convalida pre-fattura NUOVO

È stata sviluppata un'anteprima in cui l'utente sarà informato di tutti gli errori e dei campi da compilare, in quanto la fattura sarà bloccata e non potrà essere modificata o influenzata anche se si modifica un campo dell'attore. Ad esempio:

Esistono due tipi di convalida. A seconda della configurazione del campo Tipo di fatturazione nel file del cliente, verranno richiesti dati diversi:

·       Se il campo “tipo di fatturazione” è impostato su cliente: il numero del documento e i dati dell'indirizzo del destinatario della fattura non vengono richiesti.

·       Se il campo “tipo di fattura” è configurato come azienda o lavoratore autonomo: verranno richiesti ulteriori dati al destinatario della fattura (nome e cognome, numero di identificazione e indirizzo completo).

Questa differenza è stata implementata nella convalida dei dati in base alla configurazione del cliente, poiché nella maggior parte dei mercati, a seconda del tipo di cliente, i documenti contabili possono essere emessi identificando o meno il destinatario. Le aziende devono tenere conto delle normative dei loro Paesi/mercati per configurare questo campo nel file del cliente.

Nel caso in cui una fattura debba essere accreditata perché i dati del cliente sono cambiati (ad esempio, un turista a cui è stata emessa una fattura a suo nome, chiede che la fattura venga emessa con i dati dell'azienda), prima di modificare i dati del cliente è necessario effettuare la nota di accredito.

Nel caso in cui si modifichino prima i dati del cliente e poi si emetta la nota di accredito, quest'ultima terrà conto dei dati aggiornati e potrebbe non corrispondere ai dati della fattura originale (e questo potrebbe causare conflitti, dato che la nota di accredito di una fattura deve contenere esattamente gli stessi dati della fattura originale).

Vista fattura

Il cambiamento principale nella nuova struttura è che non esistono più le azioni per modificare e cancellare le fatture. La fattura sarà sempre visualizzata in formato PDF (immagine salvata al momento della generazione della fattura).

Azioni in fattura

Generare ricevute della fattura NUOVO

È ora possibile emettere una ricevuta di fattura come prova di pagamento. L'utente deve solo scegliere la fattura per la quale vuole emettere la ricevuta.

Modificare DEPRECATO

Con la nuova struttura non è più possibile modificare le fatture per rispettare le normative.

Eliminare

Con la nuova struttura, non è più possibile ELIMINARE le fatture per rispettare la normativa.

Questa azione sarà bloccata. Per rettificare una fattura, l'utente dovrà pagarla e generarla nuovamente.

Cambiare stato (pagare) DEPRECATO

Anche questa azione è bloccata. Per pagare una fattura, è stata implementata l'azione “Genera ricevuta fattura”. Questa azione servirà come ricevuta che indica che la fattura è stata pagata.

Fattura aggregata e fattura multipla

·       Fattura aggregata: consente di emettere un'unica fattura per diverse prenotazioni dello stesso destinatario. Una fattura = più prenotazioni

·       Fattura multipla: consente di selezionare diverse prenotazioni da fatturare, ma vengono emesse tante fatture quante sono le prenotazioni selezionate.

·       Fattura aggregata

Anche la fattura aggregata si è evoluta in modo da avere un'anteprima identica a quella della fattura individuale. L'obiettivo è che una fattura aggregata e una fattura individuale funzionino allo stesso modo, con l'unica differenza del numero di voci della fattura.

·       Fattura multipla

La fattura multipla è supportata ma ha delle limitazioni.

·       La regola che comanda→ La fattura si basa sulle regole di fatturazione

Verrà controllato se c'è già qualcosa di fatturato, in modo da non superare mai il 100%.

Fattura di extras

Le fatture extra hanno la stessa interfaccia del solito, ma funzionano con le restrizioni della nuova struttura:

·       Non può essere eliminato → per eliminarlo, l'utente deve accreditare la fattura.

·       Non può essere modificato

Fattura delle spese

Questa funzionalità funziona già con la logica della nuova struttura di fatturazione, quindi non cambia nulla.

Modelli

Per impostazione predefinita, gli utenti avranno a disposizione 2 modelli per i documenti contabili:

·       Modello di fattura/nota di credito/proforma

·       Modello di ricevuta

I modelli con la categoria “Fatture (deprecate)” continueranno a essere visualizzati per 1 mese dall'attivazione di questo modulo come segue:

Tuttavia, è importante notare quanto segue:

·       Non sarà più possibile emettere fatture con i modelli deprecati.

·       I campi disponibili nella nuova categoria di modelli “Documenti contabili” potrebbero non essere esattamente gli stessi dei modelli forniti.

I vecchi modelli sono deprecati e NON sono compatibili con la nuova struttura. Si raccomanda pertanto agli utenti di rivedere i vecchi modelli, di confrontarli con i nuovi e di adattarli se necessario.

Si raccomanda inoltre di duplicare il modello prima di modificarlo/personalizzarlo.

Nueva ricevuta DEPRECATO → Proforma NUOVO

Abbiamo deprecato la generazione della ricevuta come abbiamo fatto finora. Ora la ricevuta viene emessa su una fattura e non su una prenotazione (come in precedenza).

Abbiamo implementato la proforma, che è quella che dovrebbe essere utilizzata in questi casi. La proforma è una bozza della fattura in cui l'acquirente viene informato del servizio da contrattare.

CAMBI NELLE OPZIONI SULLA “BASE DEL CALCOLO” DELLA REGOLA DI FATTURAZIONE”

Sono state apportate modifiche alle opzioni di base di calcolo “Una percentuale dell'affitto”, “L'importo dell'affitto meno il pagamento al proprietario” e “Il totale della prenotazione meno il pagamento al proprietario”.→ maggiori informazioni.

NUOVO Configurazione predefinita dello "Stato Tipo di fatturazione": NUOVO (Marzo 2025)

Esiste la possibilità di configurare il Tipo di fatturazione predefinito nelle Regole di fatturazione. Questo consente che, indipendentemente dalla configurazione della scheda del cliente o del proprietario, il sistema tenga conto del tipo di fatturazione configurato nella regola di fatturazione.

Ad esempio: se nella scheda del cliente il campo Tipo di fatturazione è configurato come cliente, ma nella regola di fatturazione il Tipo di fatturazione è configurato come azienda, il sistema richiederà i dati completi per l'emissione della fattura.

In questo modo, non sarà necessario entrare in ogni scheda cliente per modificare la configurazione.

Questa nuova configurazione si trova nella sezione Contabilità → Fatturazione → Configura regole di fatturazione.

Esistono 3 opzioni di configurazione:

·       Secondo il destinatario: si terrà conto di quanto configurato nella scheda del cliente/proprietario a cui emettere la fattura (vedi maggiori informazioni nella sezione "Validazione pre-fattura").

·       Cliente: non verranno richiesti i dati del numero del documento e l'indirizzo del destinatario della fattura, indipendentemente dalla configurazione della scheda del cliente/proprietario.

·       Azienda o Liberi professionisti: verranno richiesti dati aggiuntivi al destinatario della fattura (nome e cognome, numero di identificazione e indirizzo completo), indipendentemente dalla configurazione della scheda del cliente/proprietario

Questa configurazione potrà essere modificata prima dell'edizione della fattura nell'interfaccia di fatturazione. In questo caso, verrà presa in considerazione l'opzione scelta nell'interfaccia di fatturazione.

Ad esempio: se nella scheda del cliente il tipo di fatturazione è configurato come azienda e nella regola di fatturazione il tipo di fatturazione è configurato come azienda, ma nell'interfaccia di fatturazione scelgo l'opzione "cliente", il sistema prenderà in considerazione l'opzione "cliente" e non richiederà i dati aggiuntivi per l'emissione della fattura (numero del documento e indirizzo completo del destinatario).

NUOVO NUOVE OPZIONI NELLA REGOLA DI FATTURAZIONE NUOVO
(Molto presto)

1.     Mostrare la commissione del portale nella mia fattura

Nella sezione "Altre opzioni" delle regole di fatturazione è stata aggiunta questa nuova opzione che permette di aggiungere la commissione del portale come voce separata nella fattura.

Per farlo, bisogna scegliere la % della commissione del portale che si desidera fatturare e l'IVA da applicare.

L'importo che sarà preso in considerazione per il calcolo della commissione del portale è quello che appare configurato nella scheda di prenotazione con IVA inclusa.
Ad esempio: se nella scheda di prenotazione viene mostrato un importo di commissione del portale di 140€ e configuriamo un'IVA del 21%, verrà mostrato:

·       Base imponibile: 115,70€

·       IVA: 24,30€

·       Totale: 140€

L'importo della commissione del portale fa parte del concetto "alloggio".

Cosa significa questo?

Che tra la commissione del portale e l'importo da fatturare come alloggio non possono superare il 100% dell'importo dell'affitto della prenotazione.

Esempio:

Affitto prenotazione: 1000€

Commissione del portale: 100€

Commissione agenzia: 25% (IVA inclusa 21%)

Verranno fatturati i seguenti concetti:

Alloggio: (1000€ * 0,25) = 250€

Commissione portale: 100€

Poiché non supera il 100% dell'importo dell'affitto (1000€), non ci sono problemi.

Questa configurazione è indipendente dalla configurazione "Aggiungere le spese del portale o dell'intermediario", quindi è possibile continuare a effettuare i calcoli normalmente utilizzando questa opzione, purché l'aggiunta di questa nuova configurazione produca il risultato desiderato.

2.     Nuova opzione di calcolo della commissione dell'agenzia

Nella sezione "Aggiungere le spese del portale o dell'intermediario" delle regole di fatturazione è stata aggiunta una nuova opzione di calcolo, quella di "Sottrarre dall'affitto la commissione del portale per calcolare la mia commissione e sommare la commissione del portale".

Questa nuova opzione permette di calcolare la commissione dell'agenzia sottraendo la commissione del portale e successivamente aggiungendo la commissione del portale a tale calcolo.

Ad esempio:

L'agenzia fattura la sua commissione del 25% sull'affitto meno la commissione del portale. Tuttavia, deve fatturare separatamente la commissione del portale al proprietario.

Esempio:

Affitto prenotazione: 1000€

Commissione del portale: 100€

Commissione agenzia: 25% (IVA inclusa 21%)

Verranno fatturati i seguenti concetti:

Alloggio: 1000€ - 100€ = 900€ → 900€ * 0,25 = 225€ → 225€ + 100€ = 335€

L'importo del concetto alloggio non può superare il 100% dell'importo dell'affitto della prenotazione.

La principale differenza tra le nuove opzioni di fatturazione della commissione del portale è che nell'opzione "Mostrare la commissione del portale nella mia fattura" la commissione del portale viene aggiunta alla fattura come voce separata dall'alloggio, mentre utilizzando l'opzione "Aggiungere le spese del portale o dell'intermediario" la commissione del portale viene sommata al concetto di alloggio.

3.     Nuova base di calcolo della fattura - Margine Commerciale

Nella sezione "Base imponibile della fattura" delle regole di fatturazione è stata aggiunta una nuova opzione per calcolare l'importo del concetto di alloggio nella fattura. Con questa nuova opzione, l'agenzia potrà fatturare l'importo del suo Margine Commerciale.

L'importo che sarà preso in considerazione è quello configurato nella sezione Margine Commerciale della scheda della prenotazione, che dipenderà da fattori come il contratto con il proprietario o il pagamento dei servizi ai fornitori.

Scheda "Margine Commerciale" della prenotazione:

Anteprima della ripartizione degli importi della fattura:

Esempio della fattura:

Il margine commerciale verrà fatturato all'interno del concetto "Alloggio" (IVA inclusa), quindi l'importo del margine commerciale non potrà superare il 100% dell'importo dell'alloggio.

Nel caso in cui il margine commerciale includa extra, questi non verranno mostrati separatamente nella fattura, poiché il margine commerciale verrà fatturato all'interno del concetto "Alloggio".

NUOVO Mostrare la commissione del proprietario scoporata

Questa opzione consente di mostrare nella fattura la commissione del proprietario come voce separata.

Il sistema mostrerà la commissione del proprietario tenendo conto delle informazioni presenti nel margine commissione nella scheda nel file di prenotazione (IVA inclusa).

→ L'importo della commissione del proprietario fa parte del concetto alloggio

Cosa significa?

Il totale delle voci “Alloggio” e “Commissione del proprietario” (e “Commissione del portale”) non può superare il 100% dell'importo totale dell'alloggio per la prenotazione.

Ad esempio:

·       Alloggio: 1000€

·       Commissione del proprietario: 500€

La fattura comprende le seguenti voci:

Alloggio: 500€

Commissione del proprietario: 500€

Poiché la somma di queste due voci non supera l'importo dell'alloggio (1000€), non è un problema emettere fattura con entrambe le voci.