Descrizione

In questa sezione è possibile vedere la lista delle prenotazioni e le richieste di informazione arrivate sul tuo account VRMS in maniera automatica attraverso i portali o la tua pagina Web e/o quelle introdotte manualmente nel sistema.

Vantaggi

La lista delle prenotazioni ti permette di visualizzare tutte le prenotazioni ricevute e filtrarle utilizzando varie opzioni come la data della prenotazione, il portale, lo stato della prenotazione o l’alloggio.

In questo modo potrai facilmente gestire tutte le prenotazioni con un click.

È possibile anche creare una nuova prenotazione manualmente o trasformare la lista delle prenotazioni in un file Excel o Cvs.

Configurazione

Nella sezione “Prenotazioni” scegli la categoria  “Lista Prenotazioni”. I filtri di ricerca compariranno nella parte superiore della pagina, seguiti dalla lista di tutte le tue prenotazioni. Scegli i campi di cui hai bisogno per filtrare le informazioni e trovare all’interno della lista le prenotazioni che cerchi.

NUOVO DESIGN

quando si fa clic su una prenotazione, è possibile visualizzare la panoramica della prenotazione nella barra laterale : 

Nella lista puoi verificare diversi dati importanti senza la necessità di entrare all’interno della scheda della prenotazione: 

• Portale (le prenotazioni manuali avranno l’icona del mondo)
• Numero prenotazione
• Alloggio
• Importo
• Data di registrazione della prenotazione
• Data di soggiorno
• Nome e lingua del cliente (la bandiera indica la lingua de cliente non la nazionalità)
• Stato della prenotazione (il colore dello stato corrisponde al colore settato e presente nella legenda del planning)

É possibile  determinare l'ordine dei risultati dell'elenco  prenotazioni, utilizzando l'opzione "Ordina per":

Per aprire e visualizzare una  prenotazione in concreto, sarà sufficiente cliccare sul numero di prenotazione, presente sulla prima colonna a sinistra dell'elenco

Inoltre, se si clicca sui 3 puntini posti sul lato destro della prenotazione, è possibile modificare la prenotazione o inviare un messaggio. 

Creazione manuale di una prenotazione

Nella sezione “Prenotazioni” scegli la categoria  “Lista Prenotazioni”. I filtri di ricerca compariranno nella parte superiore della pagina, seguiti dalla lista di tutte le tue prenotazioni.

Per creare una nuova prenotazione manualmente, clicca sull’opzione “ Nuova” situato nella parte superiore sinistra. Il numero di prenotazione o localizzatore si genererà automaticamente. Introduci manualmente le informazioni necessarie ( date, cliente, pagamento, extra, etc.)

È molto importante aggiungere tutti i campi per monitorare al meglio le tue prenotazioni ed avere una scheda completa fin dal primo momento.

L’importo si calcola in automatico perché integra le date di prenotazione di questa nuova prenotazione e le tariffe inserite nel VRMS. È possibile modificarla in qualsiasi momento per correggere dati come il nome del cliente, le date, l’importo, gli extra, i servizi e lo status della prenotazione.

Una volta terminato l’inserimento di tutti i dati, clicca su “Salva” . Il sistema registrerà la prenotazione e bloccherà il calendario.

Come interpretare la finestra del "Margine commerciale"

Descrizione

La finestra margine commerciale nella scheda della prenotazione è una funzione che consente una visione più dettagliata degli ingressi relativi ad una prenotazione. Avantio ha effettuato una riprogettazione di questa sezione, sono state introdotte nuove funzionalità che illustreremo qui di seguito.

Vantaggi

Controllate i pagamenti di una prenotazione, le percentuali  indicheranno gli ingressi ricevuti, dati utili da condividere con il team di contabilità.

Configurazione

Questa è la nuova schermata del margine commerciale:

Sezione REDDITO: 

È suddivisa in :

·       divisione in fila separando affitto e servizi extra

·       divisione in colonna di:  debito, credito e saldo  

Il totale del Saldo :è la somma dell’importo del saldo che figura nella prima linea + l’importo del credito che appare nella seconda linea

·       Indicatore di reddito/ingressi dinamici: aggiornerà la percentuale in base alle operazioni di pagamento effettuate e contrassegnate come "pagato" all'interno della scheda della prenotazione. 

Sezione PAGAMENTI E LIQUIDAZIONE:

È suddivisa in:

·       divisione in fila che separa il pagamento al proprietario e il pagamento all'intermediario

·       divisione in colonna di debito, credito, saldo, saldi(liquidazione) e azione

Saldo: genera il totale  sottraendo l'importo del debito dalla seconda riga seguente al saldo che appare nella prima linea.

Saldi/Liquidazione: indicherà lo stato della liquidazione (In sospeso o Completato)

Azioni: consentirà di effettuare una serie di azioni direttamente dalla prenotazione per generare o visualizzare la liquidazione al proprietario

·       barra di notifica - mostrerà diversi avvisi se la prenotazione non può essere liquidata  o ci sono alcuni dettagli importanti da tenere in considerazione.

Il saldi/liquidazione e le azioni corrispondenti al pagamento all'intermediario rimarranno vuoti fino a futuri aggiornamenti del sistema.

Info | Notas

Credito e debito

La colonna  credito mostrerà l'importo totale che dovrà ricevere l'agenzia.

La colonna  debito mostrerà l'importo totale che l'agenzia dovrà pagare.

Azioni Disponibili:

Il sistema  mostrerà lo stato del saldo(In sospeso / Completato) e le azioni associate (Saldo - ti porterà alla nuova scheda / Visualizza saldo- rimanderà al documento del saldo):

Notifiche e messaggi di avviso:

Esistono diversi tipi di avvisi che il sistema mostrerà in caso di conflitto con la prenotazione che impedisce la creazione del saldo:

·        L'alloggio non ha un proprietario assegnato (il sistema  porterà a creare ed associare il proprietario per il suddetto alloggio):

·       Non esiste un contratto in vigore per questo alloggio. Questo avviso verrà mostrato sia se l'alloggio non ha un contratto associato sia se il contratto è scaduto (in entrambi i casi il sistema guida a risolvere questo conflitto)

·       L'importo da prendere in considerazione per la transazione è 0 perché all’alloggio è stato assegnato un contratto con un metodo di pagamenti fissi-vuoto per pieno (il sistema porterà al contratto in modo da poter verificare la modalità di pagamento):

·       L'importo della liquidazione da prendere in considerazione è personalizzato (il sistema porterà alla scheda “liquidazione al proprietario” nella scheda della prenotazione in cui viene indicato l'importo personalizzato preso in considerazione per la creazione del saldo)

·       L'importo da prendere in considerazione per il saldo al proprietario è 0 perché questa prenotazione è stata esclusa dalla liquidazione (il sistema porta alla scheda liquidazione al  dove è presente questa opzione)

·       L'importo da prendere in considerazione per il saldo è 0 perché questo alloggio è stato "scartato" dalla liquidazione (il sistema porta alla scheda dell'alloggio in cui è presente  questa opzione)

·       La prenotazione non soddisfa  le condizioni e le date stabilite nel contratto (il sistema porterà al contratto)

Questo avviso può essere visualizzato per diverso motivi,  ad esempio, perché la data di pagamento non è ancora arrivata, perché nel contratto non è presente un periodo di pagamento corrispondente alle date del soggiorno, ecc.

Come inviare e rispondere alle mail dalla scheda della prenotazione

Descrizione

Attraverso il VRMS possiamo gestire i messaggi ricevuti dal sito web e inviarne di nuovi . Per accedere a questa sezione, sarà necessario entrare in una prenotazione e cliccare sulla finestra “Messaggi”.

Configurazione

Nella sezione messaggi clicca su “Nuovo messaggio al turista”, "Nuovo messaggio al proprietario" , "Nuovo messaggio al fornitore" o nel menù principale “Azioni "- Inviare messaggio

Il sistema reindirizzerà all'Unified Inbox dove sarà possibile visualizzare la cronologia dei messaggi relativi alla  prenotazione selezionana.

È possibile scrivere un messaggio diretto o selezionare un modello predefinito.

Per ulteriori informazioni sull'invio di messaggi e modelli attraverso il sistema consulta la pagina dell'Unified Inbox.

Se nel mittente appare  supporto@freedhome.it, significa che deve validare il suo dominio per rispettare  le politiche antispam. Per completare questo passo, potete consultare l’articolo  di riferimento. La validazione del dominio è un passo obbligatorio per poter utilizzare il nostro sistema, inoltre è estremamente importante per garantire la corretta ricezione delle mail con il vostro nome e marca.

Prenotazioni con codici promozionali

Descrizione

Il modulo permette di visualizzare le prenotazioni aventi un codice promozionale specifico, inoltre è possibile stilare un elenco delle prenotazioni  cosí da poter valutare le strategie più efficaci.

Benefici

Analizza quale strategia commerciale, campagna di marketing  sulle reti social sono state più efficaci attraverso i codici promozionali. Fidelizza i  clienti premiando chi ha prenotato ripetutamente o chi ha lasciato una buona review sulla web.

Per maggiori informazioni su come creare i codici promozionali clicca qui

Configurazione

Passo 1: Puoi accedere dalla finestra “Prenotazioni”- “Lista prenotazioni”- “Filtri”

Passo 2:  

Aggiungi il codice desiderato nella sezione “codice promozionale” e clicca su “ricerca”.  Apparirà la lista delle prenotazioni con il codice promozionale, potrai esportare il file in Excel e CVS .

Modalità di elaborazione dei rimborsi con gateway di nuova generazione

In una prenotazione, le transazioni sulla piattaforma di pagamento si sudividono in "operazioni in entrata" (incassi) e "operazioni in uscita" (resi).

Ogni operazione in uscita viene verificata rispetto ad ogni operazione in entrata.

Esempio:

In questa prenotazione sono presenti 2 addebiti:

1- Operazione in entrata A - 29 ottobre - addebito di 869 euro

2- Operazione in entrata B - 6 dicembre - addebito di 130 euro

Inoltre vi è un rimborso in data 14 dicembre (operazione in uscita).

Poiché ogni operazione in uscita viene verificata con ciascuna operazione in entrata, questo primo rimborso sarà effettuato sulla prima transazione in entrata, sempre quando i fondi lo consentiranno.

In questo caso dall'operazione in entrata A (869 €) vengono restituiti 130 €, quindi 739 € sarebbero disponibili per eventuali resi futuri.

Passiamo ora alla transazione 4: quando il 4 gennaio si prova ad eseguire il secondo rimborso, il sistema lancia tale rimborso sulla prima operazione di apertura, in quanto sono ancora disponibili fondi (739 €).

Questi peró non sono sufficienti per restituire  l'importo desiderato (869 €) , per questo motivo viene generato un errore.

La procedura corretta consiste nel suddividere il rimborso in 2 operazioni:

·       rimborso di 739 € che verrà contrapposto sulla prima operazione in entrata (operazione in entrata A - addebito 869 €)

·       rimborso di € 130 che verrà contrapposto sulla seconda operazionein entrata (operazione in entrata B - addebito  130 €)

In questo modo viene restituito il denaro corrispondente al saldo in entrata secondo le operazioni di ingresso.

Questa procedura si applica ai gateway di nuova generazione integrati nel sistema: Stripe, Syspay, Ingenico, FAC, Sr Pago, Axerve (se collegati ad A Payments).

Cambiare alloggio o date soggiorno di una prenotazione

Descrizione

Ci possono essere casi in cui è necessario spostare una prenotazione da un alloggio a un altro o  cambiare le date del soggiorno di una prenotazione.

Questi casi possono verificarsi se il turista cambia improvvisamente idea o perché l'agenzia ha un overbooking e ha la necessità di apportare modifiche alla prenotazione.

Opzioni e vantaggi

I dati del soggiorno o della prenotazione possono essere modificati in 2 modi:

A) Dal planning:

1.     Clicchiamo il tasto destro del mouse  sulla prenotazione

2.     Clicchiamo  su "Sposta prenotazione"

3.     Clicchiamo il tasto destro sul giorno e sull’alloggio in cui si desidera inserire la prenotazione e clicchiamo su "Incolla prenotazione / periodo.

Se si sposta la prenotazione dal planning, vengono mantenuti tutti gli importi della prenotazione originale.

Il sistema mostrerà questo avviso:

B) Dalla scheda della prenotazione:

1.     Clicchiamo su MODIFICA

2.     Effettuiamo il cambio di alloggio o delle date del soggiorno (o entrambi)

3.     Clicchiamo  su SALVA

4.     Il sistema  offre 2 opzioni:

Salvare SENZA Ricalcolare (conserva tutti gli importi della prenotazione originale)

Ricalcola tutto e salva(ricalcola gli importi come spiegato di seguito)

VANTAGGIO

Effettuare questo tipo di modifica dalla scheda prenotazione ha il vantaggio di avere l'opzione RICALCOLA TUTTO E SALVA, in modo che il sistema calcoli automaticamente i nuovi prezzi dell’alloggio assegnato alla prenotazione o per le nuove date configurate.

"Ricalcola" in questo caso significa che il sistema calcola automaticamente i nuovi prezzi della nuova struttura assegnata alla prenotazione o per le nuove date configurate.

IMPORTANTE

In caso di extra, significa che il sistema ricalcolerà in base ai valori salvati  nella prenotazione, ad esempio se al momento della prenotazione era presente l'extra "Asciugamani" al costo di € 5 / giorno, moltiplichiamo semplicemente i giorni per 5 € (anche se l’extra è stato successivamente modificato ad esempio con valore 10 € / giorno). Ció significa che l’’importo originale dell’extra non scompare.

Se si desidera che l'extra venga aggiornato col nuovo importo di € 10 / giorno, basterà eliminare la fila dell’ extra e aggiungerla. In questo modo, il sistema prenderà l’importo attuale dell’extra

Ripristina le tariffe

CONSIGLIO

Se si desidera "Reimpostare"gli  importi, è possibile tramite il pulsante "RESET" .Questa funzionalità azzera completamente i prezzi.

Nell’esempio riportato prima,  gli "Asciugamani" extra verrebbero rimossi e aggiunti di nuovo, il che farebbe passare da  € 5 / giorno al costo di € 10 / giorno.

Un altro esempio, se cambiamo alloggio e il precedente aveva un extra e il nuovo no, l'extra scomparirà.

Ripristina con altre tariffe di alloggi

Se si clicca sulla freccia a destra del pulsante RESET, si aprirà un menu a tendina che permetterà di associare alla prenotazione la tariffa di un altro alloggio. Sia l'importo dell’affitto che gli extra verranno ripristinati e il sistema indicherà quale tariffa è stata applicata.

Se si è commesso qualche errore e si desidera tornare agli importi precedenti, sarà necessario cliccare su RESET.

Si consiglia di aggiungere una nota nei commenti dei pagamenti in modo che  sia possibile verificare gli stessi, poiché gli ID delle prenotazioni saranno diversi.

Modificare le date di una prenotazione

Se, ad esempio, il turista decide di prolungare il soggiorno, questo comporterà sicuramente un ricalcolo della prenotazione.

Non appena avrete modificato le date, il sistema vi riproporrà le due opzioni SALVA SENZA RICALCOLO o RICALCOLA TUTTO E SALVA.

É possibile cliccare su  RICALCOLA TUTTO E SALVA con le relative opzioni che abbiamo visto in precedenza o all’interno dal dettaglio degli importi  tramite le frecce che indicano la possibilità di ricalcolare gli importi. Questo farà la stessa funzione del ricalcolo.

Tabella Margine Commerciale

Descrizione

La scheda del margine commerciale all'interno della scheda di prenotazione è uno strumento che consente di visualizzare chiaramente il movimento di denaro relativo a una prenotazione.

Benefici

Ora è possibile visualizzare in modo più chiaro le entrate e le uscite relative a una prenotazione e vedere un bilancio che può essere condiviso con il team contabile.

Configurazione

Ecco la nuova scheda del Margine Commerciale

Widgets

Widget

Imamagine

Commenti

Entrate ricorrenti

L'ospite non ha effettuato alcun pagamento.

L'etichetta sottostante mostra quando è previsto il prossimo pagamento da parte dell'ospite.

La prenotazione è stata parzialmente pagata.

L'etichetta sottostante mostra quando è previsto il pagamento del prossimo ospite.

La prenotazione è stata completamente pagata.

Non c'è un'etichetta in basso perché non ci sono pagamenti in sospeso.

Percentuale di profitto

Visualizzare facilmente la ripartizione delle percentuali pagate a ciascun attore della prenotazione.

→ Per impostazione predefinita, viene selezionata la percentuale della vostra azienda.

Selezionare l'attore per vedere la sua ripartizione percentuale.

Entrate e uscite

Entrate da affitto

In questa riga viene visualizzato l'importo della prenotazione che corrisponde all'importo del noleggio.

Entrate da extra

In questa riga viene visualizzato l'importo corrispondente agli extra/servizi presenti nella prenotazione.

Entrate da tasse

In queste righe viene visualizzato l'importo corrispondente alle tasse di soggiorno/vendita presenti nella prenotazione.

Totale commissioni carte (solo per la contabilità francese)

In questa riga viene visualizzata la commissione della carta applicata alla transazione (aggiunta manualmente alla riga del pagamento nella prenotazione).

Pagamento al proprietario

In questa riga viene visualizzato l'importo corrispondente dovuto al proprietario della struttura per la prenotazione. Per impostazione predefinita, questo importo viene calcolato in base alla configurazione del contratto, a meno che non sia stato configurato un importo di liquidazione personalizzato nella scheda "Liquidazione del proprietario" della prenotazione.

Commissione del portale

In questa riga viene visualizzato l'importo della commissione dovuta al portale (calcolata dal portale, dal VRMS o aggiunta manualmente). Ulteriori informazioni sono disponibili qui.

Oltre all'importo, viene visualizzato il portale da cui proviene la prenotazione e il suo "stato":

·       Aggiunto dal portale → la commissione è stata calcolata e sincronizzata dal portale

·       Calcolata dal VRMS → calcolata automaticamente in base alla configurazione nel profilo del portale (Prenotazioni>Portali)

·       Personalizzato → un importo inserito manualmente

Pagamento delle tasse

Questa riga mostra lo stato del pagamento relativo a eventuali tasse turistiche collegate alla prenotazione.

Status e azioni

Questa colonna della scheda del Margine Commerciale è progettata per indicare lo stato e/o qualsiasi azione necessaria. Di seguito è riportato un elenco degli stati e delle azioni:

Aggiornato → il pagamento è completo. Rimanda alla sezione pertinente per rivedere lo stato.

In sospeso → il pagamento è incompleto. Rimanda alla sezione corrispondente in visualizzazione modifica.

Aggiungi portale → la prenotazione non ha un portale assegnato. Rimanda alla scheda dati della prenotazione in visualizzazione modifica.

In attesa per contratto → la prenotazione non rispetta ancora le condizioni e le date stabilite nel contratto. Rimanda al contratto

Prenotazione esclusa dalla liquidazione → la prenotazione è stata contrassegnata come "Non liquidare". Rimanda alla scheda "Sistemazione del proprietario" della prenotazione.

Alloggio escluso dalla liquidazione → l'alloggio è stato contrassegnato come "Non regolare". Reindirizza all'alloggio.

Contratto a pagamento fisso → reindirizza al contratto dell'alloggio.

Assegnazione del proprietario → l'alloggio non ha un proprietario assegnato. Reindirizza all'alloggio.

Assegna contratto → l'immobile non ha un contratto creato. Reindirizza alla creazione di un nuovo contratto.

Rinnova contratto → il contratto è scaduto. Reindirizza al contratto

Liquidazione → la prenotazione non è ancora stata liquidata. Reindirizza all'anteprima della liquidazione.