Contratto

Descrizione

NUOVO! La sezione Contratti è stata ridisegnata per offrire una maggiore fruibilità e comprensione nella configurazione dello stesso, inoltre sono state incorporate più funzionalità e casi d'uso. Successivamente, spiegheremo nel dettaglio tutte le novità.

In questa sezione sarà possibile creare i contratti dei proprietari e controllare la loro scadenza.

Vantaggi

Tramite questa funzione è possibile creare contratti ai proprietari degli alloggi in gestione. Dal Software è possibile gestire e controllare quanto e quando è necessario pagare secondo quanto stabilito nel contratto. Il programma avviserà automaticamente quando dovrai saldare un proprietario. Serve sia per affitti turistici che per affitti mensili o a lungo termine.

Contratti esistenti nel sistema

Tutti i contratti esistenti nel sistema verranno migrati nel nuovo formato nella categoria "Vendita diretta". Potrai modificarli, aggiungere nuove funzionalità o cambiare la tipologia a "Intermediazione".

Configurazione

Nella nuova interfaccia sono state implementate diverse migliorie per la ricerca, l'ordine e le azioni rapide disponibili.

→ Filtri: il filtro Stato contratto è stato rinominato e ne è stato aggiunto uno nuovo per poter filtrare per metodo di pagamento.

→ Ordine: l'ordine dell'elenco è stato migliorato per renderlo più comprensibile. Di default, si visualizzeranno prima gli alloggi attivi.

→ Elenco: Sono presenti tutte le informazioni che apparivano in precedenza, ma l'elenco è stato ridistribuito per migliorare la visualizzazione, inoltre, è stata aggiunta la prima colonna "Tipo di contratto"

→ Collegamenti ipertestuali - Azioni:

All'interno di ogni riga abbiamo aggiunto diversi avvisi per velocizzare e facilitare il lavoro:

Cliccando sul nome del proprietario veniamo alla scheda del proprietario.
Cliccando sul nome della struttura si accede alla scheda della struttura.
Azioni rapide → spiegate sopra
Se non si cliccare su nessuno dei precedenti ma su qualsiasi altra parte della riga, si aprirà la scheda del contratto.

→ Esporta:

Sono state aggiunte due nuove colonne nell'esportazione di questo elenco:

Data di fine
Metodo di pagamento

Crea un nuovo contratto

In questa sezione spiegheremo come creare un NUOVO contratto al proprietario e quali sono tutte le opzioni disponibili:

Nuovo Contratto - Dati Generali

Descrizione

Per creare i contratti cliccare sul bottone Nuovo e compilate di dati richiesti in base a quanto concordato con il proprietario.

Completa tutte le informazioni richieste per evitare errori futuri. Si possono introdurre contratti con una scadenza fissa in una data specifica o annuali.

Per iniziare a creare un nuovo contratto con il proprietario, dobbiamo prima compilare la sezione Dati generali.

Proprietario / Alloggio: è un campo autosuggest che ricercherà le prime tre lettere sia per il nome dell'alloggio che per il proprietario. Una volta selezionato, il nome dell'alloggio e il nome del proprietario appariranno sempre tra parentesi per evitare confusione nel caso che proprietario possieda più di 1 alloggio.

Data di registrazione: data in cui il contratto viene registrato nel sistema.

Validità contratto: contrassegnare le date di inizio e fine del contratto. Questo campo è molto importante perché determina anche i pagamenti e la creazione dei saldi delle prenotazioni incluse nel contratto.

Rinnovo automatico: attivando questa opzione il contratto si rinnova automaticamente a meno che una delle parti non lo rescinda. Questa modalità ha il vantaggio di far risparmiare tempo e le procedure di non dover firmare un contratto ogni anno. In questo caso, il sistema controllerà anche la scadenza e avviserà anticipatamente prima di ogni rinnovo.

Se un contratto ha il rinnovo automatico, i dati nella sezione Dati generali non possono essere modificati.

Nel caso in cui le condizioni concordate con il proprietario cambino di anno in anno, si consiglia di non attivare il rinnovo automatico, ma di creare un nuovo contratto per l'anno successivo con le nuove condizioni.

Ragione sociale: selezionare il nome dell'azienda con cui è stato firmato il contratto.

Numero contratto: si assegnerà automaticamente il numero di contratto così come configurato nella sezione ragione sociale.

Continua a leggere le nostre pagine di documentazione "Nuovo contratto - Tipi di contratto" per continuare con la configurazione.

Tipologie di contratto ai proprietari

Descrizione

Questa nuova sezione determinerà il tipo di contratto che abbiamo firmato con il proprietario. A seconda dell'opzione scelta, alcune opzioni verranno mostrate o meno.

Contratti esistenti nel sistema

Intermediazione

È il tipo di contratto più comune in cui la società di gestione addebita una commissione per i suoi servizi di intermediazione. Il proprietario riceve il totale della prenotazione meno la commissione dell'agenzia.

Vendita diretta

Questo tipo di contratto è (conosciuto anche come vuoto per pieno, quando paghiamo un fisso al proprietario), l'agenzia agisce come se fosse il proprietario. La società di gestione fattura al turista l'importo della prenotazione. Il proprietario riceve l'importo stabilito nel contratto (solitamente fattura all'agenzia).

Questo tipo di contratto è quello che devi scegliere anche se l'alloggio è di vostra proprietà

Non è ancora chiaro quale modello scegliere, queste informazioni possono aiutarti.

Ulteriori informazioni sulla tassazione degli affitti turistici - Agenzia delle Entrate

Vendita diretta - tipologie di pagamento al proprietario

Descrizione

In questa sezione del contratto determineremo i concetti e gli importi che verranno corrisposti al proprietario. È importante prestare attenzione a tutte le opzioni disponibili, poiché ognuna influenzerà il calcolo finale del saldo al proprietario

Modalità di pagamento

Il programma consente di stabilire 3 modalità di pagamento al proprietario:

Pagamento a prenotazione

Il pagamento può essere stabilito da una percentuale del canone di locazione o da un importo fisso. Possiamo mettere un importo diverso a seconda della stagione.

Importante

Le prenotazioni devono essere in stato “confermata” o “pagata” per poter procedere con la liquidazione.

(DA QUI IN POI, LE OPZIONI SONO LE STESSE PER ENTRAMBI I TIPI DI CONTRATTO: INTERMEDIAZIONE O VENDITA DIRETTA)

Disponibilità di liquidazione - Indica quando effettueremo le liquidazioni

Uno dei grandi vantaggi del programma è che ci avvisa automaticamente quando ci sono prenotazioni in attesa di liquidazione. Ma per questo dobbiamo indicare due elementi nel contratto:

1. Quando capiamo che una prenotazione può essere saldata. In altre parole, dobbiamo aspettare che il cliente abbia occupato l'alloggio per pagare il proprietario o è sufficiente che la prenotazione sia confermata per pagare il proprietario? Se scegliamo, ad esempio, di aspettare la data di check-out, il programma non riterrà di dover saldare la prenotazione fino a quando il cliente non avrà lasciato l'alloggio.

2. Avrete la possibilità di aggiungere XX giorni prima o dopo le date chiave (data di prenotazione, check-in e check-out) per generare il saldo.

3.Come si effettuano le liquidazioni. Ovvero, vogliamo saldare più prenotazioni contemporaneamente alla fine di ogni mese, concordando date specifiche nel contratto per generare il saldo, oppure vogliamo fare un saldo prenotazione per prenotazione?

Configurate il modo più adatto a ciò che avete concordato con il proprietario.

Indicare quando si procederà con i saldi:

Uno dei grandi vantaggi del programma è avere a disposizione un menu dove è possibile consultare quali sono le prenotazioni in attesa di essere liquidate.

Per ottenere queste informazioni è indispensabile che nel contratto ci siano le seguenti condizioni:

Quando consideriamo che una prenotazione debba essere liquidata, al momento della prenotazione, al check-in o al check-out.In che modo decidiamo di liquidare, più prenotazioni in date prestabilite o ogni prenotazione singolarmente. Quando decidiamo di saldare una prenotazione ?. Cioè, aspettiamo che il cliente abbia occupato l'alloggio per pagare il proprietario? Oppure ci basta che la prenotazione sia confermata per pagarti? Se scegliamo, ad esempio, di aspettare fino alla data di partenza (check-out), il programma non considererà che dobbiamo saldare questa prenotazione fino a quando il cliente non avrà lasciato l'alloggio.
Come creiamo i documenti di saldo. Cioè, vogliamo saldare più prenotazioni contemporaneamente alla fine di ogni mese? Concordiamo date specifiche nel contratto? O vogliamo creare un saldo per prenotazione ?

Configura il modo che meglio si adatta a ciò che hai concordato con il proprietario.

Consigliamo di utilizzare la prima opzione per risparmiare tempo e lavoro.

-Tenere in considerazione la commissione dell'Agente/Portale se si vuole sottrarre la commissione dell'Agente/portale prima di effettuare i dovuti calcoli. É possibile indicare la percentuale di commissione da tenere in considerazione per calcolare il saldo.

Esempio di prenotazione:
Importo dell’alloggio: 1000 €
Spese del portale (10 %): 100 €

Opzione 1. No
Il proprietario riceverà la sua percentuale in base al prezzo della prenotazione.

Opzione 2. Sí, sottrarre la commissione dell’affitto per calcolare il pagamento al proprietario
Si prende l’importo dell’affitto e si sottraggono le spese dell’agente/portale.
1000 - 100 = 900 €

Su questo importo si calcola quello che spetta al proprietario, per esempio l’ 80 %.
Risultato: 900 x 0,80 = 720 €

Opzione 3. Si, la commissione del portale viene sottratta al pagamento del proprietario.

Si prende l’importo dell’affitto e si calcola ciò che spetta al proprietario, ad esempio l’80%

1000 x 0,80 = 800 €

A questo importo si sottraggono le spese dell’agente/portale

Resultado: 800 - 100 = 700 €

-Pagare o meno gli Extra al proprietario. Tramite quest’opzione possiamo indicare al programma di pagare una percentuale o tutto l’importo di uno o più extra al proprietario.

Ora è possibile configurare una % per ogni extra.

-Addebito per prenotazione: tramite questa opzione si ha la possibilità di aggiungere un carico/addebito per prenotazione che si calcolerà automaticamente nel saldo.

NB:in maniera tale che il carico/addebito sia presente nel menu tendina, dovrete crearlo precedentemente nella sezione “spese a carico del proprietario”.

Potrete creare un carico/addebito per prenotazione, per giorno, per persona e giorno e per percentuale.

É possibile aggiungere diversi carichi/addebiti al proprietario cliccando su “aggiungere un carico/addebito”.

Ora è possibile scegliere quando si preferisce dedurre i costi associati alla prenotazione. Questa opzione consente di dedurre i costi dal pagamento al proprietario (una volta calcolato il pagamento al proprietario, i costi vengono dedotti) o di dedurre i costi prima di calcolare l'importo da pagare al proprietario (i costi vengono dedotti prima e poi viene calcolato l'importo da pagare al proprietario).

ESEMPIO

Importo dell' alloggio: 1000 €Spese a carico del propietario: 100 €Quanto si paga al propietario? 80%

Opzione 1 → Si scegliamo Sottrarre le spese dall'affitto per calcolare il pagamento al proprietario
Per primo si prende l' importo dell' affitto , se sottraggono le spese e da questo, si calcola il pagamento al proprietario
1000€ - 100€ = 900€ x 80% = 720 €
Per questa opzione, non è consigliabile utilizzare la % di liquidazione, poiché potrebbe produrre un importo diverso da quello previsto.
Opzione 2 → Sottrarre le spese del pagamento al proprietario
Prendiamo l'importo dell'affitto, calcoliamo quanto viene pagato al proprietario e poi sottraiamo le spese.
1000€ x 80% = 800 € = 800 € - 100€ = 700 €

→ Sarà possibile scegliere una sola opzione per tutte le spese. Non è cioè possibile configurare un'opzione diversa per ogni spesa.

→ Questa opzione ha effetto solo sulle spese configurate nel contratto. Le altre spese create dalla sezione Spese a carico del locatore saranno detratte dall'importo da pagare al locatore.

→ Con la nuova opzione Sottrai le spese dall'affitto per calcolare il pagamento al proprietario le spese create con l'opzione % del saldo non verranno applicate, poiché il calcolo del saldo viene effettuato dopo l'applicazione di questa spesa.

Come vengono applicate le tariffe/tasse

È ora possibile stabilire l'ordine in cui le spese generate dalle riserve vengono applicate per pagare un proprietario.

Deducendoli dopo il calcolo del pagamento al locatore
Oppure detraendoli dall'importo dell'affitto prima di calcolare il pagamento al locatore

Selezionando questa opzione, viene aggiunto un addebito automatico per ogni prenotazione, che verrà poi inserito nel rapporto di gestione.

Esempio di prenotazione:

Importo del soggiorno: 1000 €.
Spese a carico del proprietario: 100 €.
Qual è l'importo dovuto al proprietario? 80% dell'importo totale.

Se scegliamo:

Sottrazione delle spese di affitto per calcolare il pagamento al locatore

Prendiamo l'importo dell'affitto, sottraiamo le spese e calcoliamo il pagamento al proprietario. 1000 - 100 = 900 € x 80% = 720 €

Per questa opzione, non è consigliabile utilizzare la % del rapporto di gestione, in quanto potrebbe risultare un importo diverso da quello previsto.

Sottrarre i costi dal pagamento del proprietario

Prendiamo l'importo dell'affitto, calcoliamo quanto viene pagato al proprietario e poi sottraiamo le spese. 1000 x 80% = 800 € = 800 € - 100 = 700 €

È possibile selezionare una sola opzione per tutte le spese generate nel contratto.

Non è possibile selezionare calcoli diversi per ogni spesa.

Questo riguarda solo le spese create nel contratto, quelle create nell'interfaccia "Spese" vengono comunque applicate alla liquidazione totale (una volta calcolato il pagamento al proprietario).

Con l'opzione "Sottrai le spese dall'affitto per calcolare il pagamento al locatore", le spese create con una percentuale della liquidazione NON funzionano correttamente perché l'importo della liquidazione viene calcolato dopo la creazione della spesa.

Le altre opzioni non causano alcun problema.

Più Opzioni

(clicca per visualizzare le opzioni disponibili)

-Sottrarre l'incremento di prezzo indicato per portale nel Channel Manager.

Quando incrementiamo la tariffa in base al portale, l'annuncio apparirà con un prezzo diverso dal prezzo base indicato nel VRMS. Per questo motivo, dobbiamo specificare nel contratto se scontiamo o meno questo incremento di prezzo quando calcoliamo la percentuale dovuta al proprietario.

Esempio:

Tariffa VRMS 100€

incremento portale 15%

A) Non scontiamo l'incremento: € 100 (prezzo base VRMS) + 15% (incremento) = € 115. Questo sarà l'importo su cui verrà calcolata la% di commissione al proprietario.
B) Scontiamo l'incremento: prendiamo in considerazione solo € 100 (prezzo base VRMS). Questo sarà l'importo su cui viene calcolata la% di commissione al proprietario.

Funzionamento in caso di descremento

Nei casi in cui sia presente un valore negativo nella configurazione del channel manager o del web (decremento, es. -5%) il sistema non terrà conto di tale valore, ma utilizzerà sempre la tariffa base, indipendentemente dalla possibilità di "dedurre l'incremento", in quanto la funzionalità è intesa per incrementi positivi (+ 15%) e non viceversa.

Esiste un pagamento minimo garantito?

-Stabilire un importo minimo garantito da pagare al proprietario. In questo caso, una volta liquidate le prenotazioni al proprietario, se l’importo non arriva al minimo garantito, il proprietario riceverà una quantità aggiuntiva fino a raggiungere l’importo garantito nel contratto.

Includere l'IVA all'importo dell'affitto

Con questa opzione dobbiamo scegliere la base del canone di locazione (affitto) presa in considerazione per calcolare la% da pagare al proprietario. In caso di pagamento al proprietario di una% della prenotazione, possiamo specificare se per questo calcolo prendiamo l'importo dell'affitto con IVA, o deselezionando l’opzione, prenderemo in considerazione l’importo del canone di locazione Iva esclusa.

Cedolare secca

Possiamo selezionare se calcolare o meno la cedolare secca e su quale importo.

Maggiori informazioni qui.

Pagamenti con importo fisso in date stabilite

Questa opzione sarà utile quando concorderete pagamenti fissi con il proprietario che non dipendono dalle prenotazioni ricevute, per esempio quando si gestisce un alloggio in esclusiva. In questo caso si configurerà una quantità fissa annuale e successivamente dividerete la stessa mensilmente, trimestralmente o nei periodi accordati per il pagamento.

Ricordiamo che il sistema VRMS non tiene in considerazione le tasse nel momento in cui si crea il saldo di questa quantità fissa, pertanto dovrete inserire la quantità finale che desiderate appaia nel sistema, con o senza tasse. (IVA)

La regola del pagamento mensile può essere utilizzata anche quando si tratta di un contratto di vari anni con pagamenti mensili.

Pagamenti quote fisse con ritenuta e IVA

Se desiderate attivare le opzioni fiscali nei vostri contratti con pagamenti quote fisse, tenete presente che l'importo indicato nel contratto non sarà uguale al totale. Consultate la nostra documentazione sul calcolo del saldo cliccando qui

‍Pagamenti alla prenotazione + Importo fisso

Ti permette di utilizzare entrambe le regole per periodi diversi.

Intermediazione- configurazione della commissione e pagamento al proprietario

Descrizione

La modalità di intermediazione è una nuova versione del contratto lanciato nel 2021. Qui determineremo la nostra commissione, le opzioni fiscali, i concetti e gli importi che saranno pagati al proprietario. È importante prestare attenzione a tutte le opzioni disponibili, poiché ognuna influenzerà il calcolo finale del saldo al proprietario.