Come inserire manualmente una prenotazione
In questo video vedremo come inserire manualmente una nuova prenotazione. Nel sistema abbiamo diversi modi per inserire le prenotazioni. Uno di questi è il seguente, nella sezione prenotazioni in lista prenotazioni clicchiamo su nuova per inserire una nuova prenotazione.
Il numero della prenotazione verrà generato automaticamente. Inseriamo manualmente le informazioni sulla prenotazione come ad esempio data di prenotazione, l'alloggio selezionandolo dalla lista, data di check-in e check out e lo stato della prenotazione.
Dobbiamo sottolineare l'importanza di mantenere aggiornato lo stato della prenotazione. Questi infatti, sono fondamentali per azioni importanti come l'invio automatico di email con Harmony per la generazione dei saldi e proprietari o per la fatturazione, in quanto non potremmo ad esempio fatturare una prenotazione non confermata. Quindi in stato prelazione. Aggiungiamo il cliente, che è la persona che effettua la prenotazione, se è presente nel database lo selezioniamo con il tasto seleziona.
Se non è presente clicchiamo sul pulsante nuovo per creare la scheda cliente.
Aggiungiamo i dati dell'occupante che possono coincidere con un'altro cliente o essere una persona diversa, e gli ulteriori accompagnatori.
In origine del marketing dobbiamo scegliere da dove proviene la prenotazione.
Possiamo anche creare col pulsante nuovo, una nuova origine di marketing, stessa cosa con il portale/agente.
Di default una volta che le prenotazioni inizieranno ad entrare tramite il channel manager, i portali verranno registrati automaticamente. In questa sezione, però, possiamo anche registrare qualsiasi intermediario da cui proviene una prenotazione. Può essere un partner, come ad esempio un'agenzia di viaggi, e se vogliamo verrà calcolata anche la commissione.
Selezioniamo quindi il tipo di alloggiato
In atteso da, verrà indicata la persona che gestirà la prenotazione.
I tag possono essere inseriti nelle schede della prenotazione per creare filtri. Per maggiori informazioni sulla sezione TAG consigliamo di guardare il video tag.
Inoltre, possiamo inserire commenti interni, per il cliente, per il proprietario, e per il check in e check out.
Nella sezione check-in e check out registriamo sia lo stato, che l'utente che gestirà il check-in e il check out.
Nella sezione importi troviamo suddivisi tutti gli importi della prenotazione, l'importo viene calcolato automaticamente secondo le tariffe impostate nel PMS per tale periodo. Tuttavia possiamo modificarlo in qualsiasi momento. Possiamo modificare l'importo e creare un'offerta.Possiamo aggiungere anche servizi extra.
Con il pulsante reset possiamo reimpostare i dati iniziali.
e con la freccia al lato possiamo anche cambiare la tariffa, associare quindi a questa prenotazione la tariffa di un'altro alloggio.
Nella sezione successiva troviamo la ripartizione dei pagamenti, questa sarà generata in base alla configurazione impostata nelle condizioni di prenotazione. Se abbiamo configurato il pagamento da completare in più tranche, verranno definiti i giorni, l'importo, lo stato e la modalità di pagamento.
Inoltre, possiamo aggiungere commenti o eliminare una tranche di pagamento. Possiamo anche aggiungere un pagamento e aggiungere una restituzione.
Aggiungendo una restituzione, si creerà l'importo in negativo.
Se abbiamo configurato il deposito cauzionale, nella ripartizione della cauzione, troveremo queste informazioni, i dettagli del pagamento, l'importo, lo stato e la modalità di pagamento.
Infine troviamo i costi del portale o dell'agente intermediario.
Se registrata la commissione nella sezione portale, da un lato troveremo la commissione calcolata, oppure potremo personalizzare il valore con la commissione personalizzata che è quella che viene inserita singolarmente in ogni prenotazione dove la commissione non è stata precedentemente registrata.
Se clicchiamo su salva, avremo creato la nostra prenotazione.
Ricordiamo che il sistema registrerà la prenotazione e bloccherà la disponibilità sul calendario.
Vi sono anche altri modi per creare prenotazioni all'interno del sistema.
Si possono creare dal planner del channel manager
- Cliccando col tasto destro sul calendario e cliccando su creare una nuova prenotazione
- Direttamente dalla sezione ricerca disponibilità, una volta selezionate le date con azioni possiamo creare una prenotazione
- Nella sezione opportunità, una volta creata un'opportunità, con il tasto converti possiamo creare la prenotazione con le informazioni inserite nel modulo.