Uso corretto degli stati della prenotazione/periodi

Stati della prenotazione esistenti:

Sommario

	Richieste di informazione/disponibilitá	Sotto richiesta	Prelazione	Pagata	Confermata	Cancellata	Del proprietario	Garanzia	Bloccata	Chiusura vendite	Tentativo di prenotazione via POS
Pagina web	Periodo disponibile	Periodo disponibile	Periodo bloccato	Periodo bloccato	Periodo bloccato	Periodo disponibile	Periodo bloccato	Periodo bloccato	Periodo bloccato	Periodo bloccato	Periodo disponibile
Portali	Periodo disponibile	Periodo bloccato	Periodo bloccato	Periodo bloccato	Periodo bloccato	Periodo disponibile	Periodo bloccato	Periodo bloccato	Periodo bloccato	Periodo bloccato	Periodo disponibile

Personalizzare i colori che identificano gli stati della prenotazione 

Con un click sul pulsante "Configurazione planning" si arriverá alla sezione  "Configurazione azienda" dove si potranno sceliere i colori che si preferiscono per ogni stato della prenotazione. 

 

Sequenza comune degli stati della prenotazione

Descrizione

Nel momento in cui entra una prenotazione/richiesta all'interno del VRMS (proveniente dal Channel Manager o inserita manualmente) e fino al momento in cui viene confermata e pagata (o cancellata/rifiutata, in base al caso) la prenotazione puó passare da diversi stati. 

Possibili progressione dei diversi stati

Richiesta di informazioni

A: Richiesta di informazioni → Prelazione → Confermata → Pagata

B: Richiesta di informazioni → Prelazione → Confermata → Pagata→ Cancellata

C: Richiesta di informazioni→ Prelazione → Confermata → Cancellata

D: Richiesta di informazioni → Annullata/Rifiutata

Prelazione (prenotazioni dirette)

A: Prelazione → Confermata → Pagata

B: Prelazione →  Confermata → Pagata → Cancellata

C: Prelazione →  Confermata → Cancellata

D: Prelazione → Cancellata

 

Prenotazioni del proprietario

A: Prenotazioni del proprietario → Non è necessaria nessuna ulteriore azione (conta giá come confermata per il proprietario) 

B: Prenotazioni del proprietario → Cancellata proprietario

 

Periodi di Garanzia

A: Garanzia → Cancellata

 

Prenotazioni da associare (caso delle gallerie condivise)

A: Da associare → Prelazione (cambiando la prenotazione dell'alloggio/date) → Confermata → Pagata

B: Da associare → Prelazione (cambiando la prenotazione dell'alloggio/date) → Confermata → Pagata → Cancellata

C: Da associare → Prelazione (cambiando la prenotazione dell'alloggio/date) → Confermata → Cancellata

D: Da associare → Prelazione (cambiando la prenotazione dell'alloggio/date) → Cancellata

 

Richiesta di prenotazione (disponible solo per Airbnb)

A: Richiesta di prenotazione (calendario bloccato) → la agenzia acetta durante le prime 24 ore → Prelazione → Confermata → Pagata

B: Richiesta di prenotazione (calendario bloccato) → la agenzia rifiuta durante le prime 24 ore → Anullata/Rifiutata

C: Richiesta di prenotazione (calendario bloccato) →la agenzia non realizza nessuna azione durante le prime 24 ore → Cancellata dal sistema

Airbnb

Scopri maggiori informazioni sulla funzione Richiesta di prenotazione di Airbnb! 

Richieste d informazioni e Periodi sotto richiesta

Differenze

La principale differenza tra questi due stati del periodo è che:

• le Richieste di informazioni e le Richieste di disponibilitá non bloccano il calendario (con l'eccezione delle Request to book (Richiesta di prenotazione) che lo bloccano per 24 ore) e si tratta di uno stato "in entrata" della prenotazione.
• lo stato Sotto richiesta  blocca il calendario all'interno dei portali (ad eccezione di alcuni che sono compatibili con il periodo sotto richiesta) e si tratta di uno stato "in uscita" della prenotazione, ovvero è uno stato che viene impostato dal VRMS verso le prenotazioni  in entrata e non al contrario.

Compatibilitá

I periodi Sotto Richiesta all'interno della pagina web di Avantio o pagine web con il sistema di prenotazioni integrato di Avantio così come nei seguenti portali compatibili, vengono mostrati come disponibili:

• Homes & Villas by Marriott
• Plum Guide
• e-domizil
• Traum ferien wohnungen
• Vacances.com
• VillaTrips.com
• Tevasion
• La France du Nord au Sud
• Ferienhausmiete (NEW!!)

 

Per i periodi Sotto Richiesta attraverso la pagina web è possibile solo effettuare delle richieste di disponibilitá ma non si possono fare delle prenotazioni dirette. 

 

Ventaggi

• Il vantaggio delle Richieste di informazioni/disponibilitá è che lè l'agenzia stessa a poter decidere se accogliere la richiesta e trasformarla in una prenotazione reale o se vuole rifiutarla. 
• Il vantaggio dei periodo Sotto richiesta è che possono entrare diverse Richieste di informazioni/disponibilitá per uno stesso periodo e para lo stesso alloggio. L'agenzia puó poi decidere quale di tutte le Richieste di informazione/disponibilitá vuole trasformare in prenotazioni reali oppure rifiutarle.

Come creare un periodo Sotto richiesta?

Nel planning, cliccando su tasto destro, trovate l'opzione di ceare un periodo Sotto richiesta:

 

 

Come per il nome del cliente, si puó inserire il periodo Sotto richiesta affinchè nel planning appaia questo testo, oppure si puó anche inserire un nome reale di un turista, se si tratta di una richiesta reale per la quale si vuole bloccare il periodo all'interno dei portali.

Cóme si vedono i periodi Sotto Richiesta nel VRMS e nella pagina Web?

 

I periodi Sotto Richiesta potranno vedersi nel planning:

 

 

Una volta creato il periodo Sotto richiesta, nella pagina web non è possibile piú effettuare prenotazioni dirette per questo alloggio e per queste date. Il turista potrá esclusivamente mettersi in contatto con l'agenzia:

 

 

 

Non appena il turista invia il formulario di contatto della pagina web, apparirá nel VRMS nella lista delle prenotazione, con lo stato Richiesta di informazioni/ Disponibilitá. 

 

 

Il turista puó comunque effettuare una Richiesta di informazione in qualsiasi momento all'interno della pagina web , che si tratti di un periodo Sotto richiesta o no.

La Richiesta di informazione puó effettuarsi attraverso l'icona con la lettera "Scrivici":  

 

Queste richieste si registranno all'interno del VRMS come Richieste di informazioni:

 

 

Come procedere con una Richiesta di informazioni/ Disponibilitá?

 

Dal VRMS è possibile cambiarne lo stato a Prelazione:

 

 

O lasciare la richiesta come "Respinta-non prenotabile": 

 

 

Affinchè scompaia dalla pagina di Inizio del VRMS come "da confermare":

 

 

Alcuni portali lavorano con le richieste di informazione. Se sei connesso a un portale attraverso del Channel Manager e questo lavora con le richieste è possibile che queste entrino nel VRMS come Richieste di informazioni/ disponibilitá.

Prelazione, prenotazioni Confermate e Pagate

Che significa Prelazione?

Una Prelazione è una prenotazione diretta, ovvero non è una semplice richiesta ma una prenotazione che conta come reale. Il suo stato dunque blocca il calendario dell'alloggio in questione. 

Tutte le prenotazioni dirette, sia quelle provenienti dai portali che dalla pagina web, entrano all'interno del sistema con lo stato di Prelazione.

Nel caso in cui si lavora con il portale VRBO avete la possibilità di decidere se si desidera che le prenotazioni entrino nel VRMS direttamente come prenotazioni Confermate (Instant booking) o come Prelazione. Questa opzione esiste solo per il portale VRBO. Per ulteriori informazioni su questa funzionalità, si consiglia di leggere questo articolo.

Benefici

Registrandosi nel VRMS come Prelazione, è possibile confermare tale Prelazione dal VRMS, direttamente dalla scheda di prenotazione.

Quando cambiare lo stato de Prelazione a Confermata?

Consigliamo di confermare le Prelazioni solo una volta analizzato che tutti i dati della preotazione siano corretti e il primo pagamento sia stato ricevuto.

Come confermare una Prelazione?

Si puó confermare una Prelazione dalla scheda della prenotazioe o dal planning stesso:

 

 

Attraverso questa operazione il sistema ti consentirá di inviare una conferma della prenotazione al turista:

 

In questo modo potrete vedere che all'interno della scheda dell'alloggio cosí come all'interno del planning stesso lo stato della prenotazione sia passato a Confermata:

Quando cambiare lo stato di una prenotazione Confermata a Pagata?

Nel momento in cui sono stati ricevuti tutti i pagamenti, ovvero l'importo totale della prenotazione (importo dell'alloggio + extra), è possibile procedere cambiando lo stato della prenotazione da Confermata a Pagata. In questo modo potrai correttamente controllare e tenere traccia delle prenotazioni all'interno del VRMS.

 

 

Prenotazioni cancellate e Cancellazioni proprietario

Quali stati delle prenotazioni si possono cancellare?

• Prelazione
• Prenotazione confermata
• Prenotazione Pagata
• Periodi di garanzia
• Prenotazione del proprietario

Come cancellare una prenotazione?

Puoi cancellare una prenotazione dal planning: 

 

O dalla scheda dell'alloggio:

 

Diversi motivi di cancellazione

Nel momento in cui viene cancellata una prenotazione dal VRMS, esiste l'opzione di poter definire chi l'ha cancellata:

 

CASO 1: Il turista puó scegliere di cancellarla poichè non vuole/puó realizzare il viaggio. In questo caso selezionare "Turista". Il sistema calcola quanto dovrebbe pagare esattamente il turista per la cancellazione o quanto si dovrebbe restituire sulla base della politica di cancellazione:

 

CASO 2: L'agenzia puó scegliere di cancellarla per problematiche con l'alloggio o per overbooking. In questi casi non è colpa del turista e dunque il sistema non applica nessuna penale di cancellazione:

 

Sincronizzazione con VRBO

Nel caso di sincronizzazione con VRBO è importante ricordare che se è l'agenzia a cancellare la prenotazione, il portale continuarè ad applicare la sua commissione di intermediazione, invece se la cancella il turista ció non avviene.

 

Cancellare prenotazioni dai portali

Bisogna tenere in conto che per alcuni portali il processo di cancellazione della prenotazione potrebbe cambiare.

Potete consultare maggiori informazioni all'interno della pagina "Cosa si sincronizza" di ciascun portale, nella sezione del Channel Manager. 

 

Inviare messaggio di cancellazione al turista

 

Prima di salvare la cancellazione il sistema permette di poter inviare un messaggio di cancellazione al turista:

 

 

Subito dopo la cancellazine, la prenotazione apparirá con lo stato "Annullata" e scomparirá dal planning.

 

Le prenotazioni del proprietario che vengono cancellate passeranno allo stato "Annullata dal proprietario":

 

 

 

Prenotazioni del proprietario

Cos'è una Prenotazione del proprietario? 

Una Prenotazione del proprietario indica che nel periodo selezionato il proprietario o parenti/amici dello stesso occuperanno l'alloggio. 

Questo stato dunque blocca il calendario.

Benefici

Grazie a questo stato si avrá un buon controllo e tracciamento delle date in cui gli alloggi non sono disponibili per il turista e si potrá anche sapere se bisogna applicare determinati extra come asciugamani, lenzuola, ecc.

Come creare una Prenotazione del proprietario?

Si puó creare una prenotazine del proprietario direttamente dal planning ma anche dalla lista delle prenotazioni:

 

Esiste anche l'opzione di poter specificare se l'occupante è il proprietario o se sono parenti/ amici dello stesso che alloggeranno in quella proprieta.

 

 

Nel caso in cui il proprietario abbia accesso alla Intranet del proprietario e abbia il permesso di "Disponibilitá - Modificare", puó creare lui stesso le sue Prenotazioni del proprietario, senza il bisogno che l'agenzia blocchi i suoi periodi per lui. È inoltre possibile cancellare queste prenotazioni del proprietario con date di soggiorno future. 

 

 

 

Stato: Garanzia

Descrizione

Un periodo con lo stato Garanzia blocca il calendario così come tutti gli stati presenti nel planning sono stati che bloccano il calendario degli alloggi.

Casi d'uso dello stato Garanzia

CASO 1: Quando un turista contatta l'agenzia e sta per prenotare ma ha bisogno di alcuni giorni per accordarsi con gli altri accompagnanti prima di confermare la prenotazione, l'agenzia puó utilizzare questo stato per bloccare il calendario evitando che entrino altre prenotazioni.

CASO 2: Nel caso in cui l'agenzia collabori con un tour operator/agenzia di viaggi, l'agenzia potrebbe cedere alcuni periodi al tour operator. In questi casi, si raccomanda di utilizzare lo stato Garanzia per poter bloccare il calendario e avere un controllo corretto delle prenotazioni, differenziando queste date dal blocco comune del calendario.

Vuoi sapere come migliorare la gestione delle prenotazioni dei tuor operator/agenzie di viaggio?

Scopri maggiori funzionalitá per la tua pagina web cliccando qui!

 

Stato Blocca Periodo/Chiudi vendita

Descrizione

Come si puó notare dal nome stesso, si tratta di due stati che bloccano il calendario.

Differenze e casi d'uso 

→ Stato Blocca Periodo: Questo stato è pensato per periodi corti che l'agenzia vuole bloccare, per esempio a causa di lavori di ristrutturazione o riparazione all'interno dell'alloggio e non vuole rischiare di ricevere prenotazioni per queste date in concreto.

→ Stato Stop vendita: Questo stato viene utilizzato di solito quando l'agenzia non è sicura di voler continuare a lavorare con il proprietario e non vuole rischiare di ricevere prenotazioni per il futuro.

Come applicare questi due stati del calendario? 

Stato Blocca Periodo:

All'interno del planning, cliccando con il tasto destro sul calendario dell'alloggio a riguardo, è presente l'opzione "Blocca periodo":

 

Si aprirá una finestra in cui occorre specificare le date che si vogliono bloccare e poi si potrá cliccare su "Salva":

 

In questo modo il periodo apparirá bloccato tanto nel planning (con il suo colore di riferimento) come nella lista delle prenotazioni (sotto lo stato "Non disponibile"):

 

Stato Stop vendita:

Nel planning, cliccando con il tasto destro sull'alloggio in questione, è presente l'opzione di "Chiudere vendite" :

 

 

Il sistema qui offre due opzioni:

• Bloccare il calendario a partire "Da oggi in avanti", ovvero senza data finale di blocco
• O bloccare solo un "Periodo determinato"

 

 

Se è stato inserito lo stato Stop vendite e si vogliono invece aprire le vendite per far entrare future prenotazioni, è possibile aprirle cliccando con il tasto destro sull'alloggio e selezionandol l'opzione "Apri Vendite":

 

 

Tentativo di prenotazione tramite POS

Descrizione

Quando un turista sta provando a realizzare una prenotazione all'interno della pagina web e non riesce a portare a termine il pagamento a causa di un errore, questo tentativo viene salvato nel VRMS come Tentativo di prenotazione tramite POS.

Un periodo con questo stato non blocca al calendario, a meno che non si sia portata a termine la prenotazione.

Quando si apre la lista prenotazioni, questo stato non appare tra i filtri predefiniti, ovvero per visualizzarlo è necessario selezionarlo all'interno dei filtri stessi, nell'apposita sezione dello stato:

Non è possibile cambiarne lo stato in quanto non si tratta nè di una richiesta di informazioni ne di una prenotazione vera e propria. 

Suggerimento

Vuoi sapere come poter recuperare un Tentativo di prenotazione in maniera automatica?

Stato In Conflitto - Gestire le prenotazioni nella sezione "Azioni in sospeso"

Se si possiede una pagina web con Avantio (o una integrazione del motore di prenotazioni) e si ha integrata una piattaforma di pagamento, esiste la possibilitá che si verifichi un Overbooking di due prenotazioni della tua web dovuto a un ritardo del processo di pagamento.

Continua a leggere per sapere come poter risolvere il problema e cosa comporta questo tipo di stato, chiamato "In conflitto".  

Perchè si verifica una situazione del genere?

Quando due turisti stanno prenotando all'interno della tua pagina web lo stesso alloggio per le stesse date, la richiesta di pagamento passa attraverso una piattaforma di pagamento. In base alla risposta del servitore del gateaway e anche a come il turista gestisce la conferma del pagamento (si applica la PSD2), la prima prenotazione che porterá a termine il processo sará quella che si registrará all'interno del VRMS e che bloccherá il calendario, mentre la seconda prenotazione  entrerá con lo stato "In conflitto" e sará necessario risolvere tale stato manualmente.

Turista A - Inizia il pagamento - Pagamento processado - Prenotazione registrata nel VRMS

Turista B - Inizia il pagamento - Pagamento processato - Prenotazione con stato "In conflitto".

Per entrambi i turisti il processo va a buon fine in quanto il pagamento viene realizzato correttamente ed entrambi ricevono una mail di conferma. Per questa ragione è molto importante prestare attenzione al dashboard della pagina di inizio del VRMS, nella sezione Prenotazione con azioni in sospeso, finestra Da Associare.

Che fare per risolverlo?

• Riceverai una mail con la conferma di una nuova prenotazione ma non apparirá all'interno del planning in quanto la prenotazione B è in stato di conflitto. L'informazione della prenotazione apparirá anche nella schermata di inizio del VRMS. sotto la finestra "Da Associare": 

 

• In questo caso, è necessario mettersi in contatto con il turista B e proporgli delle date alternative, offrirgli un diverso alloggio o restituirgli il pagamento per non aver potuto realizzare la richiesta del cliente. 
• Per spostare una delle prenotazioni, dal planning cliccare con il tasto destro sulla prenotazione che si vuole spostare e selezionare "Spostare prenotazione":

 

 

• Cliccare con il tasto destro sulla nuova prenotazione/ periodo e selezionare "Incolla prenotazione/periodo":

 

 

• Quando è presente un periodo disponibile, cliccare su "Risolvere" direttamente dalla notifica della prenotazione e il sistema registrerá automaticamente la prenotazione con tutti i dati associati

 

Si è aggiunta una miglioria nella gestione della prenotazioni in modo che cliccando sulla stessa, appaia un avviso che guiderá per realizzare i cambi necessari.

Nel planning pe possibile modificare prenotazioni o direttamente assegnare la prenotazione in questione a un altro alloggio.

 

Stato Conflicted- Gestire le prenotazioni nella sezione "Da risolvere" 

Se disponete di un sito web Avantio (o un'integrazione o booking engine) e  avete una piattaforma di pagamento integrata, potrebbe verificarsi la possibilità di Overbooking di due prenotazioni a causa di un ritardo nell'elaborazione del pagamento. Continuate a leggere per scoprire cosa causa e come risolvere lo  stato "conflitto".

 

Perché potrebbe verificarsi questa situazione?

Quando due turisti prenotano lo stesso alloggio nelle stesse date sul sito web, la loro richiesta di pagamento passa attraverso il gateway di pagamento. In base alla risposta del server del gateway e della gestione del turista nella convalida del pagamento (se si applica PSD2), la prima prenotazione che completa il flusso, sarà quella che viene registrata nel VRMS e bloccherà il calendario, mentre la seconda si registrerà nel sistema come stato di conflitto e sarà necessario risolverlo manualmente.

 

Turista A - Avvia pagamento - Pagamento elaborato - Prenotazione registrata sul VRMS

 

Turista B - Avvia il pagamento - Pagamento elaborato - Prenotazione in stato CONFLITTO

 

Per entrambi i turisti il ​​processo è trasparente, il pagamento viene effettuato correttamente e ricevono l'email di conferma. Per questo motivo è molto importante prestare attenzione al dashboard nella home page del VRMS, nella sezione Prenotazioni con azioni in sospeso, scheda DA RISOLVERE.

 

Cosa devo fare per risolverlo?

Riceverai un'e-mail con la conferma di una nuova prenotazione, ma non apparirà nella planning poiché la prenotazione B è in stato conflitto. Le informazioni sulla prenotazione appariranno anche nella schermata principale del VRMS, nella scheda "Da risolvere".

 

• Riceverai una mail di conferma di una nuova prenotazione, questa non apparirà nel planning poichè la prenotazioni A e B stanno bloccando le date. Le informazioni della prenotazione appariranno nella pagina di inizio del VMS, sotto la finestra “Da assegnare”.

 

 

·       In questo caso, sarà necessario contattare il turista B e proporre un'alternativa di date o alloggio o restituire i soldi per non essere in grado di evadere la sua richiesta.

 

 

Per spostare una delle prenotazioni, dal planning , fai clic con il pulsante destro del mouse sulla prenotazione che desideri spostare e seleziona "sposta prenotazione".

 

 

• Fai click sul tasto destro sul nuovo periodo e seleziona “incolla prenotazione/periodo” 

 

• Una volta che il periodo è disponibile, fai click sul tasto destro e crea una “nuova prenotazione” con le informazioni della terza prenotazione.

 

È stato aggiunto un upgrade nella gestione delle prenotazioni, in modo che quando si clicca sul messaggio, un pop-up esplicativo la guiderà ad apportare le modifiche necessarie. È possibile modificare le prenotazioni nel Planning come spiegato sopra o assegnare direttamente la prenotazione ad un altro alloggio.

 

 

Questa communicazione è stata aggiunta nella sezione Notifiche VRMS.

Importante

Se un alloggio che fa parte di una galleria condivisa ha una prenotazione in CONFLITTO, l'annuncio della galleria principale non apparirà nel sistema di prenotazione sul vostro sito web quando si effettua una ricerca per un periodo che include i giorni della prenotazione in CONFLITTO, anche se c'è disponibilità in altri alloggi della stessa galleria. 

 

 

Galleria fotografica condivisa: Gestione semplice delle prenotazioni in cui gli alloggi condividono la stessa galleria

 

Se possiedi degli alloggi con galleria condivisa e questi sono connessi su Booking.com, Expedia potresti imbatterti nelle seguenti situazioni:

Esempio, se abbiamo:

Prenotazione A- Appartamento 1 dal 3 all’8 dicembre

e

Prenotazione B- Appartamento 2 dall’8 al 13 dicembre

 

È possibile che possa entrare una terza  prenotazione su Booking.com, Expedia durante questo periodo poichè i portali rilevano che le date sono disponibili. In ogni caso, sarà necessario gestire questa condizione con i seguenti passi: 

 

• Riceverai una mail di conferma di una nuova prenotazione, questa non apparirà nel planning poichè la prenotazioni A e B stanno bloccando le date. Le informazioni della prenotazione appariranno nella pagina di inizio del VMS, sotto la finestra “Da assegnare”.

 

 

• In questo caso, sarà necessario spostare una delle due prenotazioni, ad esempio la prenotazione A all’appartamento 2 in modo tale che il periodo completo sia disponibile e si possa aggiungere manualmente la prenotazione nell’appartamento 1.

 

Direttamente dal planning, fai click col tasto destro sulla prenotazione che vuoi spostare e seleziona “Spostare prenotazione”.

 

 

• Fai click sul tasto destro sul nuovo periodo e seleziona “incolla prenotazione/periodo”

 

 

• Una volta che il periodo è disponibile, fai click sul tasto destro e crea una “nuova prenotazione” con le informazioni della terza prenotazione.

 

 

NUOVO aprile 2020:

Questa communicazione è stata aggiunta nella sezione Notifiche VRMS.

 

 

È stato aggiunto un upgrade nella gestione delle prenotazioni, in modo che quando si clicca sul messaggio, un pop-up esplicativo la guiderà ad apportare le modifiche necessarie. È possibile modificare le prenotazioni nel Planning come spiegato sopra o assegnare direttamente la prenotazione ad un altro alloggio.

 

 

È importante tenere in considerazione che quando si usa una galleria condivisa, le disponibilità inviate ai portali sono inviate complessivamente al rispettivo alloggio.

Per evitare questo, i periodi/giorni liberi devono essere bloccati.

 

Consiglio

Nonostante il sistema notifichi via mail quando una prenotazione dev’essere introdotta manualmente, sarebbe utile nonchè una buona abitudine , identificare gli”spazi” spostando le prenotazioni da un all’alloggio all’altro , sempre quando quest'ultimi condividono una galleria di immagini.

 

Galleria fotografica condivisa: gestione avanzata delle prenotazioni in cui gli alloggi condividono la stessa galleria.

Come indicato nella nostra pagina di documentazione, è possibile che le prenotazioni arrivino attraverso il tuo sito web con uno stato in conflitto e questo può accadere anche nel caso di portali come Booking.com ed Expedia. Questo accade spesso quando più proprietà condividono la stessa galleria fotografica.

Ci sono due modi per risolvere questo stato conflittuale:

• un semplice spostamento di una prenotazione da una proprietà all'altra per liberare un periodo più lungo.
• una modifica più avanzata che richiede lo spostamento di una o più prenotazioni o talvolta la loro rimozione dal programma.

Quando due o più proprietà condividono la stessa galleria fotografica, sono raggruppate in un unico annuncio ma con più livelli di disponibilità.

Nell'esempio qui sotto, le proprietà sono associate alla stessa galleria fotografica e, per questo periodo, hanno due prenotazioni tra le due proprietà. In questo caso, i portali identificheranno che c'è ancora disponibilità dal 01/10 al 23/10 e permetteranno di fare una prenotazione per tutto quel periodo. Una terza prenotazione si registrerebbe nel VRMS in uno stato in conflitto e sarebbe quindi necessario spostare una delle prenotazioni nell'altro alloggio per aprire il calendario e permettere alla terza prenotazione di entrare. Questo sarebbe un modo molto semplice per risolvere il conflitto, potete trovare maggiori informazioni e i passi di modifica qui.

Un esempio più complesso che coinvolge cinque proprietà che condividono la stessa galleria può essere visto di seguito e questo richiederebbe una modifica più avanzata del planning.

 

La disponibilità durante questo periodo sarebbe rappresentata nel calendario di Booking.com come segue. È importante notare che ci sarebbero ancora room/proprietà disponibili, anche quando il calendario Avantio sembra occupato, pertanto un ospite potrebbe  prenotare tra il 05/09 e il 12/09. In questo caso, la prenotazione arriverebbe come conflittuale perché il VRMS non può registrare automaticamente la prenotazione.

 

Ogni volta che un giorno è disponibile in una delle proprietà che condividono la stessa galleria fotografica, è possibile registrare una prenotazione per occupare questi giorni liberi consecutivi.

 

Per inserire manualmente una prenotazione in conflitto è consigliabile, e spesso necessario, utilizzare una proprietà aggiuntiva per collocare temporaneamente le prenotazioni prima che vengano riposizionate. È consigliabile utilizzare una proprietà non collegata o una proprietà di prova dove il calendario è completamente libero.

In questo esempio, l'obiettivo è quello di liberare una proprietà (in questo caso Villa Madrid II) per i giorni tra il 05/09 e il 12/09 spostando le prenotazioni nelle altre proprietà che condividono la stessa galleria fotografica. Una volta generato lo slot, potremo inserire la prenotazione in conflitto prima di aggiungere nuovamente le prenotazioni esistenti senza alterare le date. Per fare questo, useremo la proprietà Villa Granada come proprietà aggiuntiva/prova per apportare le modifiche temporanee.

I primi due passi sono il trasferimento delle ultime due prenotazioni da Villa Madrid a Villa Granada.

Per spostare e incollare le prenotazioni, clicca con il tasto destro sulla prenotazione esistente e seleziona l'opzione sposta prenotazione, poi clicca di nuovo con il tasto destro per incollare il periodo/la prenotazione nella nuova sistemazione.

Potremo quindi spostare la prenotazione da Villa Madrid IV a Villa Madrid.

 

E dopo la seconda prenotazione da Villa Madrid II a Villa Madrid IV.

Questo aprirà il periodo tra il 05/09 e il 12/09 per aggiungere la prenotazione in conflitto.

 

Per completare il processo, vi sarà possibile spostare le due prenotazioni che sono state temporaneamente assegnate alla proprietà aggiuntiva/prova a Villa Madrid IV.

 

Nel fare questa serie di cambiamenti, abbiamo liberato un periodo nel calendario che prima non era disponibile. Questo è stato fatto per poter registrare la prenotazione in conflitto, ma è buona pratica rivedere periodicamente il calendario delle prenotazioni e identificare eventuali “buchi” che possono essere riempiti spostando una prenotazione da una proprietà all'altra nella stessa galleria fotografica.

Quando si spostano temporaneamente le prenotazioni in altre proprietà, è importante tenere conto delle soluzioni Harmony che sono state programmate. Pertanto, prima di spostare una prenotazione, è importante controllare le automatizzazioni Harmony che potrebbero essere state attivate a seguito del cambio, metterle in pausa, spostare la prenotazione e, una volta spostata nella nuova proprietà, riattivare i workflow.