3. Setup dell'Immobile

Dopo la tua accettazione del Servizio Gestione Completa per un Immobile, prende avvio la fase di Setup (standard) dell'Immobile.

Durante la fase di Setup sono previsti i seguenti passaggi:

1. "Mail Setup" dove sono condivisi i contatti tra te e il Proprietario e il "Modulo Setup" dove tracciare i progressi di questa fase. Ecco un esempio della mail di Setup a questo link
2. "Setup Call", ovvero una videocall/call con il Proprietario dove riepilogherai a quest'ultimo la procedura e gli step per il Setup dell'Immobile. Durante la Setup Call verrà fissata la data per il sopralluogo dell'Immobile tra Proprietario e Property Manager Partner. Per un riferimento sul contenuto dei messaggi (Script) da comunicare al Proprietario ne corso della Setup Call puoi fare riferimento al testo cliccando qui.
3. Svolgimento del Setup e contestuale tracciamento dei progressi mediante il Modulo Setup

Data di prima disponibilità dell'Immobile. Il Setup prende ufficialmente avvio a partire dalla Data di prima disponibilità dell'Immobile indicata nella scheda della Proposta e accettata dal Property Manager Partner che corrisponde a quando l'immobile è libero e pronto per essere affittato (per esempio non ci sono inquilini che lo occupano o lavori in corso, l'arredo e le dotazioni minime sono complete). Tale data può essere indicativa ed è fornita dal proprietario in fase di Richiesta e Accettazione del servizio. La Data di prima disponibilità serve ad evitare che il contatore della scadenza del Setup parta prima dell'eventuale disponibilità dell'Immobile. Se concordato tra le parti, è possibile anticipare alcuni step del Setup (per esempio la richiesta delle autorizzazioni necessarie all'avvio della locazione), prima della Data di prima disponibilità dell'immobile. L'eventuale anticipo di tali step non influisce sulle scadenza previste nella fase di Setup. Il Proprietario può variare la Data di prima disponibilità dell'Immobile: per farlo deve comunicare la nuova Data di prima disponibilità dell'Immobile alla casella supporto@freedhome.it in tempo utile. Il termine di 14 giorni per lo svolgimento del Setup prenderà avvio dalla nuova Data di prima disponibilità dell'immobile.

Onboarding Call. La prima volta che ti troverai davanti a svolgere il Setup di un Immobile Freedhome ti guideremo noi nel processo mediante l'Onboarding Call. Puoi prenotare l'Onboarding Call solo se sono soddisfatte entrambe le due condizioni:

• hai completato Freedhome Academy e i relativi Quiz/Assessment
• e sei nel corso di un Setup di un Immobile con il Servizio Gestione Completa

Nel corso dell'Onboarding Call:

• farai una prova di Setup Call e ci fingeremo noi il Proprietario che richiede informazioni sul setup e sul Servizio Gestione Completa
• rivedremo assieme eventuali correzioni al contenuto / forma
• risponderemo ad ogni tua altra domanda residuale

Ricorda: hai a disposizione una sola Onboarding call di 45 minuti quindi preparati bene su tutto il materiale che hai a disposizione!

Lo svolgimento del Setup prevede 5 step standard, di seguito descritti nel dettaglio, in particolare:

1. Richiesta Autorizzazioni Avvio Locazione (entro 5 giorni)
2. Accettazione Mandato di Pagamento Freedhome Pay
3. Sopralluogo e Consegna Chiavi
4. Servizio Fotografico Professionale
5. Creazione e Collegamento OTA dell'Alloggio su PMS

IMPORTANTE, ricorda che:

• è obbligatorio tenere traccia dei progressi tramite il Modulo Setup. Per farlo basta spuntare come "Completo" lo Step relativo sul Modulo Setup al link che hai ricevuto nella Setup Email, man mano che completi i diversi Step e fermo restando le scadenze previste

• ad ogni accesso i flag si resetteranno su "non completato". Quando vuoi aggiornare una voce di setup, ricorda sempre di flaggare come "Completo" tutti gli step completi prima di cliccare su "Aggiorna lo stato del Setup"

• effettuare un setup efficiente e rapido è alla base della formula Freedhome ed è quello che si aspettano i Proprietari degli Immobili Freedhome. Mostrati sempre proattivo e cerca di anticipare (e non procastinare) le diverse attività richieste e lavora queste ultime, per quanto possibile, in modalità "parallela" piuttosto che sequenziale (p.e. procedi all'Homestaging/Servizio Fotografico Professionale senza attendere il completamento del Setup Amministrativo, che è un'attività indipendente). Ecco di seguito un esempio del Modulo Setup. 

Vediamo in dettaglio i vari step e le tempistiche di completamento richieste

Richiesta Autorizzazioni Avvio Locazione

• Appena ricevuti i contatti del proprietario, richiedi la documentazione completa per il Setup Amministrativo (elencata nella Setup Email) e procedi allo svolgimento delle pratiche e richiesta delle autorizzazioni previste dalla normativa nazionale e locale, in particolare con il Comune e Questura (Portale Alloggiati).
• In questa fase, ricorda al Proprietario di sottoscrivere le polizze previste per legge in caso di svolgimento di attività di locazione e/o locazione a breve (RC ospiti/inquilini, scoppio e incendio, etc..).

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  Tempistiche di completamento: entro 5gg dalla Data di prima disponibilità 
• (relativamente all'attività di raccolta documenti e deleghe dal proprietario e invio richieste agli enti)
• Modulo Setup: segna come "Completo" una volta inoltrata la richiesta agli enti preposti (l'ottenimento effettivo delle autorizzazioni è slegato da questa attività e può avere tempistiche diverse) 

Accettazione Mandato di Pagamento Freedhome Pay

Il Mandato di Pagamento consentirà un addebito mensile (per tutta la durata della gestione) da parte tua al Proprietario (che lo accetta "una tantum" in fase di Setup)

1. Accedi a FreedHomePay (con le credenziali che hai ricevuto tramite email) al link: https://pay.freedhome.it/
   

2. Se si tratta del primo accesso, completa i seguenti campi anagrafici: “Nominativo”, “Ragione Sociale”, “Sede Legale”, “Recapito Telefonico”. È anche possibile impostare una “Nuova Password” (opzionale). Dopo aver compilato i campi, clicca su "Salva Dati".
   

3. Nella schermata successiva, puoi visualizzare l'Elenco dei Tuoi Immobili. Cliccando sull'icona "Dettagli Immobile" accanto a ciascun immobile, accedi alla relativa scheda dettagliata.
   

4. Scorrendo verso il fondo della scheda, trovi il pulsante per inviare la Richiesta di Mandato di Pagamento al Proprietario. Clicca sul pulsante “INVIA RICHIESTA PER MANDATO DI PAGAMENTO”.
   

5. Una volta cliccato, il Proprietario riceverà un link per confermare il Mandato di Pagamento e darti la possibilità di addebitare in automatico le Commissioni di Gestione e le Spese Extra.

6. ATTENZIONE: accertati che il proprietario accetti il mandato. Quando avrà completato la procedura, vedrai la relativa icona dal tuo account Freedhome Pay

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  Tempistiche di completamento: entro 14 gg dalla Data di prima disponibilità 
  
• Modulo Setup: segna come "Completo" solo dopo accettazione del mandato da parte del Proprietario

Sopralluogo e Consegna Chiavi

• Organizza un appuntamento con il Proprietario per ritirare le chiavi firmando il Verbale di consegna ed effettuare il sopralluogo dell'Immobile. Prova ad organizzare l'appuntamento già in occasione della "Setup Call" con il proprietario. Ti suggeriamo vivamente di firmare un Verbale di consegna all'atto della consegna delle chiavi da parte del Proprietario, puoi trovare un format del documento online se ne hai necessità.
• In occasione del sopralluogo, ricorda di valutare già l'installazione dei dispositivi utili alla gestione dei check-in in base alle caratteristiche dell'immobile e al tuo modello organizzativo.
  • (Opzionale) Nell'area Servizi Freedhome (https://www.freedhome.it/servizi) è possibile ordinare (beneficiando di sconti speciali) i dispositivi NUKI© (Partner Freedhome) per l'accesso dell'Immobile da remoto (Smart Lock, Opener, Bridge,...) e la domotica. Consulta la sezione di Freedhome Academy
  
  

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  • Tempistiche di completamento: entro 14gg dalla Data di prima disponibilità
  • Modulo Setup: segna come "Completo" una volta completato il sopralluogo e ottenute le chiavi

Servizio Fotografico Professionale

• In questa fase è importante che l’Immobile sia già pulito e fornito delle Dotazioni Minime https://www.freedhome.it/dotazioni-minime 
  
• Procedi ad organizzare ed effettuare il Servizio Fotografico Professionale per il tuo Immobile in modo da avere le foto e il materiale necessario per il completamento dell'annuncio.

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  • Tempistiche di completamento: entro 14 gg dalla Data di prima disponibilità
  • Modulo Setup: segna come "Completo" una volta effettuato il servizio fotografico

Creazione e Collegamento OTA dell'Alloggio su PMS

• Effettua il Setup dell’Immobile sulla Piattaforma di Gestione (PMS) seguendo i moduli contenuti nel seguito dell'Academy, in particolare:
  1. "Setup degli Alloggi": per creare e configurare l'annuncio
  2. "Connessione degli Alloggi ai Portali (Channel PRO)": per connettere gli Alloggi ai canali di distribuzione
  3. "Accesso Intranet Proprietario (Report)": per creare e assegnare al Proprietario l'accesso alla sua Intranet dove monitorare le performance della gestione
  4. (Opzionale) "Check-in online automatizzato (Chekin)": per creare e configurare il modulo di Check-in
  5. (Opzionale) "Accesso da remoto (NUKI)": per creare e configurare il modulo di Accesso da remoto

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  • Tempistiche di completamento: entro 14 gg dall'inizio del Setup 
  • Modulo Setup: segna come "Completo" una volta creato l'alloggio (anche se non ancora attivo)

NB: Eventuali ritardi per imprevisti che esulano dalla tua attività (p.e. danno all’immobile che ne ostacola la locazione) vanno immediatamente segnalati al tuo Account Manager inserendo in copia conoscenza i riferimenti del Proprietario.  

Con riferimento alle spese che sostieni nella fase di Setup ti ricordiamo che:

• il Proprietario NON anticipa alcuna spesa relativa al setup o all'avviamento dell'immobile per la gestione della locazione a breve. 
• il Property Manager Partner sostiene nella fase di Setup le spese che può ri-addebitare al Proprietario mediante FreedhomePay, solo a partire dal primo addebito delle Commissioni di Gestione, in un importo forfettario per il setup fino a Euro €399 iva inclusa ("Setup Kit").
• se le spese sostenute dal Property Manager Partner in fase di Setup risultano superiori all'importo del Setup Kit, l'addebito effettuato dal Property Manager Partner NON potrà essere superiore a quello del Setup Kit.
• i costi e le spese che il property Manager Partner può addebitare forfettariamente con il Setup Kit al Proprietario (fermo restando il limite massimo del Setup Kit) sono i seguenti:
  • spese per la richiesta e l'ottenimento delle autorizzazioni all'avvio della locazione a breve
  • spese per l'acquisto e l'installazione dei dispositivi di accesso da remoto (NUKI, Vickey, Lockbox,..)
  • spese per il servizio fotografico (shooting) professionale
  • spese per la creazione dell'annuncio o degli annunci relativi all'Immobile
• resta inteso che le spese e i costi per l'acquisto di dotazioni, complementi di arredo o tutto quanto attenga all'allestimento dell'Immobile sono a carico del Proprietario.

Con riferimento alle tempistiche della fase di Setup ti ricordiamo che:

• la tempistica massima ammessa per il completamento del setup è di 14 giorni a partire dalla Data di prima disponibilità dell'Immobile indicata nella Proposta, fatta eccezione per il completamento della parte amministrativa, ovvero l'ottenimento delle autorizzazioni (per esempio, codice CIR), attività che non è sotto il controllo diretto del Property Manager incaricato.

• Il Property Manager Partner rimane comunque obbligato a inviare, entro 5 giorni a partire dalla Data di prima disponibilità dell'Immobile indicata nella Proposta, presso gli enti coinvolti (Comune, Questura) le autorizzazioni necessarie per l'avvio della locazione a breve dell'Immobile oggetto del Servizio Gestione Completa.

Ti suggeriamo di consultare nel dettaglio i Termini e Condizioni (https://www.freedhome.it/termini-e-condizioni) in particolare con riferimento alle seguenti sezioni:

• Servizio Gestione Completa
• Obblighi del Property Manager Partner
• Obblighi del Proprietario
• Commissioni e fatturazione