Descrizione

In questo modulo è possibile configurare tutti i servizi supplementari che possono essere offerti al turista, con o senza costi aggiuntivi.

Per servizi extra si intendono tutti i servizi che si aggiungono all’alloggio.

Vantaggi

Aumenta il valore di una prenotazione offrendo servizi aggiuntivi ai turisti e riduci i lavori amministrativi.

Dalla configurazione degli extra puoi gestire rapidamente gli extra per tutti gli alloggi.

In questo modo potrai risparmiare tempo quando crei ogni alloggio poichè ogni extra sarà configurato automaticamente.

È possibile creare Extra assegnati a tutti gli alloggi e modificarli.

I vantaggi di questo modulo sono:

- È possibile configurare il prezzo e le condizioni dei servizi: gratuiti o a pagamento, facoltativi o obbligatori, con prezzo a persona o servizio, ecc.

- Puoi creare vari extra secondo le tue esigenze e decidere se farli apparire sul tuo sito web o  utilizzarli solo per uso interno.

Configurazione

Nel sistema sono già presenti  gli extra più comuni, basta configurarli, indicando i prezzi e le condizioni di uso. Menu Prezzi - Extra - Lista

Consiglio

Nell'elenco degli extra di default, puoi attivare gli extra per tutti gli alloggi o per  la maggior parte di essi. Se un alloggio ha condizioni o prezzi speciali, diversi da quelli configurati di default, puoi personalizzarlo direttamente nella scheda dell’alloggio. In questo modo, la configurazione degli extra sarà molto più veloce.

Personalizza la configurazione di un servizio extra scegliendo se si tratta di un servizio obbligatorio od opzionale, inserendo il prezzo o meno,l'Iva applicabile, (se esento da IVA potremo specificare la natura) visibile nella web o di uso interno, applicabile solo per alcuni periodi o tutto l'anno ed applicabile alla data del check-in o alla data del check-out.

Il/I periodo/i  al/ai quale/i  viene offerto il servizio si riferisce alla data di soggiorno della prenotazione, non alla data di prenotazione.

Nell'esempio riportato, è stato configurato che la Piscina Riscaldata è disponibile solo per i soggiorni compresi tra il 1 maggio e il 30 settembre:

Associa il fornitore che realizzerà tale servizio e da questo momento in poi potrai collegare tale servizio per tutte le prenotazioni che lo includono a tale fornitore. Per maggiorni informazioni clicca qui.

Se si desidera creare un nuovo extra che non esiste nel nostro sistema, seguire i passaggi indicati nella configurazione. Se è di uso esterno, dovrai richiedere l'attivazione di questo servizio. Una volta verificato e convalidato dal nostro team di assistenza clienti, l'extra verrà attivato.

Se desideri modificare il nome o la descrizione di un extra creato dall'agenzia e che è già attivo sul web, ti preghiamo di contattarci.

Se vuoi modificare il nome o la descrizione di un Extra creato da te e che è già attivo nella web, per favore contattaci.

L'IVA che si applicherà nella configurazione degli Extra si rifletterà nella somme degli importi della prenotazione e non potrá essere modificato nella prenotazione.

Qualsiasi modifica deve essere effettuata nella configurazione dell'extra e non ha carattere retroattivo.

Diversi tipi di criteri adottati per gli extra/servizi 

Il prezzo degli extra puó essere configurato in base ai seguenti criteri: 

·       % del prezzo della prenotazione

·       € per prenotazione 

·       € per giorno

·       € per persona

·       € per persona e giorno

·       € per ora

·       € per litro

·       € per Kw

·       € per metro cubo

I criteri  € per ora, € per litro, € per Kw y € per metro cubo sono criteri solo informativi non vengono calcolati automaticamente dal sistema, in quanto non è possibile sapere quante ore, litri, Kw o metri cubici il turista puó consumare fino a quando la sua permanenza non sará terminata.

Per questo motivo, se un extra con queste misure viene aggiunto a una prenotazione, viene visualizzato solo il prezzo informativo e la misura, cioè nel nostro caso, 20€/ora:

Poiché il sistema non può sapere in anticipo quante ore vengono applicate, il prezzo totale di questo extra deve essere inserito maualmente nella colonna di destra:

Il campo "Quantità" non si riferisce al numero di ore, ma al numero di volte che il servizio è stato fornito in quella prenotazione.

Quindi, anche se viene inseriota come quantità 3, il prezzo totale di questo extra non sarà calcolato, perché il sistema non sa ancora quante ore sono applicate per ognuno dei 3 servizi forniti:

Quando si configurano gli extra/servizi, è importante notare che a seconda della loro configurazione, sono compatibili o meno con certi portali.

Consultare questa tabella di compatibilità per scegliere la maniera piú adatta per poter configurare gli extra per la vostra azienda.

Extra - Clean & Safe

Descrizione

Il team Avantio ha sviluppato nuove funzionalità in base ai nuovi protocolli di pulizia  causati dal  COVID19.

Vantaggi

Disponibilità di nuovi extra specifici per comunicare ai tuoi turisti maggiore sicurezza al momento della prenotazione.

Configurazione

Nel sistema sono stati aggiunti  tre nuovi servizi extra che possono essere configurati in maniera innovativa : Pulizia e disinfezione e Disinfezione con certificazione e Disinfezione. Questi extra appariranno di default in tutti gli account VRMS.

La novità nella configurazione dei due extra è la sezione "Protocollo di disinfezione". In questa sezione è presente un menu a tendina con i vari protocolli che verranno precaricati nel sistema , inoltre vi è la possibilità di caricarne uno personalizzato specifico dell'agenzia. 

L’extra "Pulizia e disinfezione" ha la stessa funzione dell’extra di  sistema  "Pulizia finale". Pertanto, se si attiva il supplemento "Pulizia e disinfezione", questo avrà  priorità rispetto al classico extra "Pulizia finale", poiché non possono essere attivi 2 extra identici,  il nuovo extra sarà quello che verrà inviato ai portali. Per questo motivo,  consigliamo di avere la stessa configurazione di prezzi e condizioni nel nuovo extra, onde evitare problemi di sincronizzazione con i canali di vendita.

In alternativa potete lasciare attivo il classico extra di Pulizia Finale ed attivare complementariamente l'extra "Disinfezione con certificazione" o "Disinfezione". In questo caso entrambi gli extra possono essere associati.

Il pulsante "VISUALIZZA" fornirà un'anteprima del protocollo, si potrà visualizzare il testo precaricato e verificare  se si adatta o meno alle misure scelte dall’agenzia.

Le tre  opzioni disponibili nel sistema sono:

• Extract of VRMA disinfection guideline - protocollo sviluppato secondo le linee guida VRMA e disponibile solo in inglese
• Guida alla disinfezione professionale con macchina di nebulizzazione - linee guida/esempio preparata da Avantio (disponibile in spagnolo, inglese, francese, italiano, portoghese e tedesco. Per le restanti  lingue il testo verrà mostrato in inglese).
• Guida pulizia standard - linee guida/esempio preparata da Avantio (disponibile in spagnolo, inglese, francese, italiano, portoghese e tedesco. Per le restanti  lingue il testo verrà mostrato in inglese).

Info | Notas

Consigliamo di sviluppare un protocollo dettagliato adatto  alle  esigenze in collaborazione con il team di pulizia, il quale sarà in grado di indicare le procedure svolte, i prodotti utilizzati e la garanzia degli standard di qualità

Quando si  clicca sull'opzione "Personalizzata", verrà visualizzata una nuova sezione che consentirà di inserire un link al protocollo per ciascuna lingua. Questo link può essere indirizzato a una pagina di blog, ad una landing page dedicata  o ad un documento i salvato in Dropbox, Google Drive o in qualsiasi altro spazio pubblico.

Cosa vedrà il turista?

Durante il processo di prenotazione sulla pagina web, nella sezione servizi extra, in base alla configurazione scelta, appariranno gli extra per la pulizia e la disinfezione o la disinfezione con certificazione. 

Ad esempio, qui abbiamo selezionato "Pulizia e disinfezione" come servizio incluso nel prezzo e disinfezione certificata come extra opzionale.

Cliccando sulle informazioni accanto all’ extra, si aprirà un pop-up con i dettagli del servizio.

 Cliccando su "Maggiori info"il turista potrà consultare il protocollo completo che è stato configurato nella sezione extra del VRMS. In questo caso, vengono visualizzati entrambi gli extra, ognuno con il protocollo selezionato.

La landing page verrà visualizzata nel  caso in cui agli extra è associato un protocollo precaricato nel sistema. Se si collega un link personalizzato si aprirà questa pagina.

L'immagine può essere personalizzata, nel caso si desideri sostituirla è possibile richiedere la modifica al team di Customer Care  tramite un ticket nella piattoforma supporto@freedhome.it

Sincronizzazione con i portali

Se siete connessi con la connessione Content API ed uno dei 3 nuovi extra di disinfezione è stato attivato nel vostro account VRMS, nei vostri annunci verrà visualizzata la seguente frase:

In response to Coronavirus (COVID-19), additional safety and sanitation measures are currently in effect at this property.

Nel caso in cui siate connessi con la connessione parziale, potrete scegliere manualmente questa impostazione dalla vostra extranet di Booking.com

Se uno dei 3 nuovi extra di disinfezione viene attivato nel vostro account VRMS (Configurato come obbligatorio e con prezzo), verrà automaticamente mostrata la seguente frase  in una nuova sezione chiamata "Pratiche di pulizia" presente nei vostri annuci:

VRBO

Airbnb

Se siete connessi con la connessione TOTALE ed avete configurato l'extra Pulizia e disinfezione, nei vostri annunci (descrizione) la seguente frase verrà visualizzata due volte:

IMPORTANTE: in risposta al COVID-19, questa struttura ha esteso le misure e protocolli di pulizia e disinfezione per garantire la sicurezza degli ospiti.

Compatibilità di extra e servizi

Descrizione

 Al momento dell'implementazione della strategia dei servizi (extra) è importante tenere in considerazione la compatibilità in ciascun portale e caprire come verranno visualizzati sia gli extra che gli importi degli stessi. 

Assegnare Extra e Servizi

Descrizione

Assegnazione di extra e servizi consente di predefinire chi è responsabile dell'esecuzione di un servizio specifico, precedentemente creato nella sezione Extra e servizi.

 Benefíci

• Consente di migliorare la gestione delle attività con il personale interno e i fornitori esterni.
• Permette di migliorare la comunicazione con il personale interno dell'agenzia e con i fornitori esterni.
• Risparmio di risorse grazie all'assegnazione in modo predefinito dell'utente/fornitore che deve eseguire il compito.
• Possibilità di personalizzare per ogni alloggio, la persona responsabile dell'attività da svolgere.
• Possibilità di personalizzare per servizio, la persona responsabile dell'esecuzione del compito.

Configurazione

Dopo aver configurato l'extra o il servizio in questione, è possibile assegnarlo in diversi modi.

 1- Assegnare il gestore del servizio nella configurazione di servizio predefinita:

Nella configurazione del servizio predefinito si trova una sezione Responsabile. È necessario indicare innanzitutto se questo servizio Richiede una gestione: se si sceglie l'opzione NO, le altre opzioni saranno bloccate in quanto si intende che questo servizio non richiede un responsabile che lo gestisca. Se si sceglie l'opzione SÌ, si può proseguire con la configurazione.

Nella sezione successiva, è necessario indicare se la persona responsabile della gestione di questo servizio è Interna, cioè un collaboratore dell'azienda (utente del sistema) o Fornitore, cioè un fornitore esterno. A seconda dell'opzione precedentemente selezionata, nell'ultima sezione Responsabili verranno visualizzate alcune opzioni o altre:

• Interna: apparirà un elenco degli utenti del sistema configurati nella sezione Utenti
• Fornitori: apparirà un elenco coni fornitori creati nella sezione Fornitori

Interno

Fornitore

2-Assegnare il responsabile del servizio attraverso il profilo del Fornitore 

È anche possibile assegnare la persona responsabile direttamente nel file del Fornitore. Facendo clic qui troverete la documentazione per eseguire questa azione.

 Questa azione consente di assegnare la persona responsabile solo se si tratta di un fornitore esterno e non di un utente interno del sistema.

3- Assegnare il responsabile del servizio nel profilo dell'alloggio:

Nel caso in cui sia necessario assegnare diversi gestori per ogni alloggio, è possibile farlo personalizzando il servizio direttamente nella scheda dell'alloggio. In questo modo non influirà sulle altre sistemazioni o sulla configurazione predefinita.

È necessario accedere alla Scheda Alloggio - Extra/Servizi. Nel servizio corrispondente, si trovano le stesse opzioni indicate al punto 1. per poter assegnare il gestore del servizio

4- Assegnare il responsabile del servizio nella sezione Gestione dei Servizi e Pulizie:

Nella sezione Pulizia e gestione dei servizi, quando si fa clic su un servizio, questo appare nel pannello di configurazione sul lato destro dello schermo. È necessario fare clic sul pulsante Modifica in alto a sinistra del pannello di configurazione.

In modalità di modifica, apparirà l'opzione Tipo di persona responsabile. Qui dobbiamo indicare:

§  Nesusno

§  Interno

§  Fornitore 

Anche in questo caso, a seconda dell'opzione precedentemente selezionata, apparirà l'elenco degli utenti interni o dei fornitori esterni che possono eseguire l'attività in questione.

Unified Inbox

Gli utenti Interni NON hanno accesso allo Unified Inbox e quindi non vedranno la possibilità di comunicare attraverso questo mezzo.

Gestione del deposito cauzionale

Nel VRMS è possibile gestire il deposito cauzionale della struttura ricettiva.

Dove si configura?

Nella sezione Tariffa - Extra - Deposito (rimborsabile) (se l'importo e l'operazione sono uguali per tutte le strutture).

Nella sezione Extra della scheda dell’alloggio - se è necessario avere operazioni o importi diversi per ogni struttura.

Nella sezione di pagamento del servizio

È possibile selezionare quando l'ospite deve pagare il deposito.

In modalità di pagamento, si seleziona il metodo di pagamento con cui l'ospite può pagare il deposito.

Addebito o trattenuta sulla carta

Quando si lavora con le carte di credito, esistono due tipi di operazioni:

(Nota bene: solo questi due metodi entrano nel flusso di Avantio Payments)

Addebito sulla carta

L'addebito è una normale transazione, pertanto, se previsto, al momento dell'addebito verrà richiesta l'autorizzazione.

Trattenuta della carta

Una pre-autorizzazione è una trattenuta temporanea ("non catturata") di un importo sulla carta di credito o di debito di un cliente.

Quando viene rimborsato? 

Il sistema offre le seguenti opzioni di rimborso per il deposito extra sotto forma di ritiro della carta o di trattenuta, tenendo sempre conto della data di check-out:

In caso di trattenuta

L'importo viene trattenuto per un periodo di tempo limitato, che può estendersi fino a 5-30 giorni (a seconda della piattaforma di pagamento o della banca), e viene infine trasferito quando l'esercente completa la transazione con la carta (cioè la "cattura" o la "autorizza"). In caso contrario, la banca restituisce l'importo al saldo del cliente.

È importante notare che è la banca emittente della carta (la banca dell'ospite) a controllare il periodo di conservazione. Se il proprietario della carta non ha specificato nulla, il periodo sarà stabilito dall'acquirer (piattaforma di pagamento configurata in aPay), altrimenti dall'emittente della carta (tra 7 e 14 giorni per VISA e MasterCard).

Ricorda -> è possibile liberare o incassare solo l'intero importo del deposito preautorizzato.

Funzionalità per personalizzare il periodo di preautorizzazione per piattaforma nelle trattenute:

È possibile personalizzare internamente un intervallo di giorni a partire dal momento in cui si trattiene il deposito.

L’extra di deposito (rimborsabile) deve essere SEMPRE configurato.

Potrete scegliere tra due opzioni:

1.- Il valore configurato nell’extra di deposito è impostato come minimo, mentre il valore configurato a livello di piattaforma di pagamento è impostato come massimo.

→ Se la condizione di prenotazione è soddisfatta come configurato nell'extra, prevale la logica configurata nell'extra. In caso contrario, si applica la scadenza impostata a livello di piattaforma.

Esempio:

Il PM ha un periodo di pre-autorizzazione sulla piattaforma di pagamento di 31 giorni (il massimo consentito).

Nell’extra di deposito (rimborsabile), si ha un'impostazione di rimborso di 14 giorni dopo la data di check-out.

Data Check-in 1/10/2023 - check-out 22/10/2023

Data ritenuta deposito cauzionale1/10/23 

Disponibilità pre-autorizzazione piattaforma di pagamento -> 31/10/23 

Data liberazione deposito cauzionale secondo l’extra deposito cauzionale - 5/11/23

In quelle prenotazioni in cui le date di soggiorno superano la configurazione dell'extra, è qui che interviene la configurazione personalizzata.

2.- Il valore impostato a livello di piattaforma di pagamento è impostato come comportamento predefinito.

Per i gestori di immobili che desiderano utilizzare sempre la scadenza impostata dalla piattaforma di pagamento (indipendentemente da quanto configurato nell'extra).

La funzionalità include una serie di avvisi al PM sia nell’extra di deposito che nella data di rilascio nella scheda di prenotazione, in modo che sappia sulla base di quale parametrizzazione è stato effettuato il calcolo.

Gli avvisi vengono visualizzati finché la funzionalità è attiva.

Nell’extra deposito (rimborsabile)

Opzione 1.

Opzione 2.

Nella prenotazione

Sarete informati in base alla configurazione scelta:

Metodo di rimborso

Potrete scegliere il metodo di rimborso del deposito.

Importante: per il corretto funzionamento, se si lavora con l'addebito o la ritenuta su carta, è possibile scegliere come metodo di restituzione solo rimborso/rilascio della carta.

In questo modo, sarà necessario intervenire manualmente nella gestione del deposito nella scheda di prenotazione. In questo caso, appariranno i pulsanti di rilascio/addebito.