Descrizione

I modelli sono un elemento del software che consente di creare nuovi documenti in modo rapido e semplice.

Essi sono composti da due parti fondamentali: Testo introdotto dall'agenzia ed i campi automatici che raccolgono informazioni dal database, identificati dagli hashtag #esempio#.

Vantaggi

L’uso dei modelli vi aiuterà a risparmiare tempo e lavoro perché la generazione di messaggi di posta elettronica e documenti viene eseguita automaticamente in base al modello creato.

Configurazione

Accesso

Si accede in alto a destra opzione "Configurazione". 

Come funziona

Il sistema è fornito di oltre 20 modelli pre-configurati ed è possibile personalizzarli o adattarli secondo le vostre esigenze.

Ci sono diverse categorie a seconda del tipo di modello: Prenotazioni, proprietari, ricevute, fatture e i servizi extra. Ognuna di queste categorie ha una serie di campi che è possibile utilizzare. 

Tuttavia, per una migliore gestione, si consiglia di utilizzare come base i modelli predefiniti o la duplicazione o la personalizzazione, prima di crearne uno nuovo da zero, che richiede un certo livello di complessità.

È possibile modificare un modello in maniera molto semplice: inserire un nuovo campo del database, incollare il testo, inserire il logo aziendale, inserire un'immagine da un link, inserire tabelle e personalizzare gli stili.

Modelli Prenotazione Web (Web bookings)

I modelli della categoria prenotazione Web(web bookings) sono predefiniti dal sistema e vengono inviati automaticamente al turista quando viene effettuata una prenotazione sul sito Web. Sono disponibili diversi modelli secondo il metodo di pagamento scelto dal turista.

Questi modelli possono essere modificati per ridurre o variare il contenuto, ma non è possibile aggiungere campi automatici al di fuori della categoria prenotazione web. I gruppi compatibili sono: client Web, metodo di pagamento Web, proprietà Web, prenotazioni Web, altri.

Lingue:

Un grande vantaggio dei modelli è che, in base alla lingua del cliente o del proprietario, il sistema selezionerà automaticamente il modello nella lingua appropriata.

Se si decide di personalizzare un modello già esistente, è necessario tradurre il testo aggiunto in tutte le lingue utilizzate.

Informazione

Modelli - V2

Vantaggi

·       Possibilità di creare facilmente modelli personalizzati 

·       Risparmiare tempo copiando e incollando i modelli in più lingue.

·       Mobile responsive: può essere visualizzato in modo ottimale da qualsiasi dispositivo.

·       Personalizzazione del colore corporativo, in modo da poter rimarcare in modo più efficace i colori del proprio marchio.

·       Processo di creazione intuitivo.

·       Blocchi modificabili, inserimento di contenuti personalizzati.

Descrizione

Per creare i modelli, accediamo da Configurazione--modelli

 I nuovi modelli sono responsive per diversi dispositivi mobile.

Inoltre è possibile selezionare un colore “aziendale” per personalizzare i modelli, questo potrà essere scelto nella configurazione -azienda.

Configurazione

 É  possibile modificare i modelli esistenti, duplicarli o creare modelli da zero.

Il sistema editor dei modelli funziona come un normale editor di testo, permettera dunque di scrivere testi, inserire tabelle e personalizzare lo stile. Si potranno inserire:

·       Nuovi campi automatici presenti nel data base

Blocchi predefiniti

·       ripartizione dei pagamenti: mostra la ripartizione dei pagamenti secondo le condizioni accordate.

·       importi della prenotazione, prezzo dell’affitto, servizi e relativa IVA

·       Informazioni sulla prenotazione: miniatura della prima immagine dell’alloggio e dati relativi alla prenotazione (data di check-in/out, alloggio, importo, numero degli occupanti…)

·       Reception e raccolta chiavi: è possibile inserire la mappa 

·       Note aggiuntive: tutte le condizioni che abbiamo selezionato nelle note aggiuntive presenti nella sezione raccolta chiavi

·       Blocchi personalizzati: per aggiungere una nuova sezione di 1 o 2 colonne senza un contenuto predefinito ed aggiungere direttamente direttamente nel modello.

·       Logo dell’impresa

·       un’immagine della galleria di foto (entro le prime 8) o un’immagine attraverso un link (deve essere accessibile su internet, aggiungendola ad un serves web o tramite impur.com o imageshack.us)

·       mappa google della geolocalizzazione dell’alloggio o della racconta chiavi

·       campo firma

·       Novità Maggio 2021 - pulsante con stili e url personalizzabile

Il pulsante avrà il colore corporativo, personalizzabile nella configurazione aziendale.

É possibile cambiare il colore del testo del pulsante in base alle esigenze.

La Url presente nel pulsante è modificabile cliccando sull’opzione Url presente nell’editor di testo.

Quando abbiamo pronto il modello in italiano , possiamo modificarlo nelle altre lingue che conosciamo. È molto importante ricordare che nessuna lingua dev’essere  lasciata senza contenuto, poiché il turista riceverà una mail vuota. Si consiglia scegliere una lingua come lingua predefinita (ad esempio inglese) e copiare il testo nelle lingue che non sono parlate.

Come posso verificare di quale gruppo fanno parte i campi inseriti all’interno del modello?

Se passate il mouse sopra il nome del campo, apparirà il gruppo corrispondente.

·       Novità - Novembre 2022 Ora potrete scegliere tra due nuovi blocchi che abbiamo creato per migliorare i modelli di comunicazione.
I nuovi blocchi hanno quattro elementi:

1.     Titolo

2.     Descrizione

3.     Immagine

4.     Pulsante con URL

I nuovi blocchi si trovano nella sezione Blocchi - Blocchi personalizzati:

Questi blocchi saranno disponibili solo per la categoria di template Prenotazioni.

Suggerimenti pratici per migliorare i modelli

Descrizione

Inserire il Logo sulla sinistra e le informazioni dell'azienda sulla destra

Si può creare una tabella con due colonne, senza bordi.

Nella colonna sinistra uniamo le tre file per far in modo che si presentino come un unico spazio dove inseriremo il Logo. Nella parte destra utilizzeremo i tag con le informazioni automatiche dell'azienda.

Inserire un testo generico giustificato

Il modo più comodo di inserire un testo è all'interno di una tabella senza bordi, successivamente è possibile giustificarlo utilizzando l'opzione evidenziata.

Inserire tabelle per la firma del cliente

È possibile utilizzare la struttura della tabella per inserire due riquadri per la firma del cliente.

Per far in modo che il testo compaia in cima al riquadro al centro, con il tasto destro all'interno della cella scegliere l'opzione: Cella, Proprietà della cella poi Allineamento H centro - Allineamento V in mezzo.

Cosa fare quando la dimensione del carattere non viene visualizzata correttamente?

In questi casi il problema è che la parte del modello ha uno stile (una diversa larghezza, nel nostro caso 2%) che fa sì che la dimensione del carattere non venga visualizzata correttamente, perché modificando il modello è stata ridimensionata la tabella che contiene il testo o perché il testo è stato copiato/incollato da un altro sito.

Per risolverlo,è necessario selezionare tutto il testo che non si visualizza correttamente e nella barra degli strumenti dell'editor entrare in Formato → Cancella formattazione per lasciare il formato di base e da lì apportare le modifiche necessarie.

A seguire un'immagine indicativa:

Come copiare un modello?

Per poter copiare un modello in modo tale da mantenere intatte misure, tabelle, formule, etc. segui i seguenti suggerimenti:

All'interno del modellino clicca su modifica e scegli l'opzione 'Codice sorgente':

Copia le informazioni contenute (Ctrl+A, oppure tasto destro e Seleziona tutto):

Apri il modellino che desideri modificare e ripeti il processo per copiare le informazioni desiderate:

Codice sorgente, elimina le informazioni contenute e copia quelle appena copiate.

Ricorda che questo tipo di modifiche devono essere fatte per tutte le lingue dei modellini che desideri utilizzare.

In caso contrario, per le lingue le cui modifiche non vengono effettuate si manterrà la versione originale.

Come creare un nuovo modello

Questa è l'opzione più complicata, in quanto è necessario creare da zero i testi, le tabelle dati ( nel caso in cui fossero presenti ), logo, firme, etc.

Prima di utilizzare questo metodo, valuta se è possibile utilizzare un modellino preesistente e modificarlo.

Per procedere con la creazione di un nuovo modello, clicca su 'Creare nuovo modello':

• Lingua: È importante scegliere la lingua in cui si vuole creare il modellino.
• Nome: Assegneremo un nome al modello creato.
• Categoria: Il campo della categoria è molto importante. Questo campo definisce e disponibilizza i campi che possiamo utilizzare all'interno del modello. Una volta creato tale modello, la categoria non può essere modificata.
• Inserisci Logo: Con quest'opzione verrà inserito il logo dell'azienda. Nel caso in cui il logo non fosse presente all'interno della configurazione generale, si aprirà una finestra nella quale sarà possibile inserirlo.
• Se non si vuole utilizzare il logo standard o tale logo non restituisce un buon risultato finale, è sempre possibile utilizzare un'immagine alternativa.
• Oggetto: Campo obbligatorio che verrà mostrato durante l'invio di email. ( Nello spazio destinato all'oggetto del modellino è possibile utilizzare dei campi attraverso l'opzione 'Inserisci campo').
• Corpo: Questo spazio è costruito come una pagina di testo (tipo word) nel quale l'utente potrà creare qualsiasi tipo di documento o modello utilizzando il menu che c'è a disposizione.

Come duplicare un modello

Un modo facile e rapido per crare un modello senza dover procedere da zero è sceglierne uno simile e duplicarlo.

Nella lista dei modelli, accanto all'opzione 'Creare nuovo modello' troviamo 'Duplicare modello'.

Cliccando sul bottone 'Duplicare modello' si aprirà una finestra nella quale scegliere quale modello duplicare ed il nome del modello duplicato.

Un volta confemata questa scelta si aprirà il modello duplicato, a partire da questo modello è possibile apprortare le modifiche necessarie.

Per maggiorni informazioni le raccomandiamo gli articoli relazionati: Modelli

Come inserire un'immagine da un link

Per inserire un'immagine da un link:

1. È necessario che quest'immagine sia disponibile in una pagina web, in un server o un altro tipo di servizio come imgur.com o imageshack.us

2. Copia la URL, clicca sull'opzione "Aggiungere immagine dal link"ed inseriscila nella voce "Fonte"

Clicca su OK e salva le modifiche .

L'immagine si genererà in tutti i modellini fino a quando l'URL sarà disponibile.

Come introdurre nuovi campi in un modello 

Per inserire un nuovo campo, posizionare il cursore all'interno del modello in cui si vuole inserire il campo e cliccare sull'opzione "Campo":

Si aprirà una finestra che ci permetterà di cercare il campo di cui abbiamo bisogno. Prima bisogna selezionare il gruppo e poi il campo desiderato.

Quest'azione deve essere ripetuta per tutti i campi che si vuole aggiungere.

È possibile utilizzare l'opzione "Incolla testo che già hai" per inserire un testo copiato da un altro documento.

Una volta terminate le modifiche in un modello, è necessario ripeterle nei modelli corrispondenti a tutte le lingue che vogliamo utilizzare.

Per modificare la lingua di un modellino, utilizzare l'apposita funzionalità che troverete una volta aperto il modellino.

Ricordiamo che in base alla lingua del cliente, il programma utilizzerà un modello o l'altro, per questo consigliamo di verificare tutti i modelli per tutte le lingue utilizzate.

Come modificare un modello esistente

La maniera più facile di modificare un modello è quella di utilizzare quelli già esistenti adattandoli alla tua azienda.

Facendo così non sarà necessario partire da zero.

Per procedere in questo modo cercheremo per prima cosa il modello che ci interessa e poi procederemo alle modifiche, cliccando l'opzione " Modifica".

Possiamo notare che il modello è composto da testi e da campi contenuti nella base dati.

I campi si trovano tra asterischi : ” #clientname# ” (nome del cliente). Tali campi si riempiranno automaticamente quando utilizzeremo il modello per generare un documento. È possibile modificare ed aggiungere testi ai modellini ed introdurre nuovi campi della base dati.

Le modifiche effettuate per personalizzare il modellino devono essere ripetute per tutte le lingue che si desidera utilizzare.

Come annullare delle modifiche apportate in un modello?

Nel caso di modifiche realizzate su un modello che si vogliono annullare (a causa del formato che non corrisponde o semplicemente si vogliono eliminare) sono possibili varie opzioni:

1.     Eliminare la tabella/elemento che non si vuole appaia (soprattutto se si tratta di piccoli o semplici cambi)

2. Eliminare il modello (trattandosi di un modello predefinito che si è personalizzato, il sistema procederá eliminando tutte le personalizzazioni e riporterá il modello al suo formato originale). Attenzione, tale modifica si applicherá a tutte le lingue.  Questa opzione è raccomandata se si vuole ripristinare per intero il modello.
3. Sono presenti anche altre funzionalitá, come "Cancellare la formattazione", usare opzioni di formato standard o, nel caso di utenti esperti, modificare direttamente il codice sorgente.

Come utilizzare le tabelle all'interno dei modelli

1. Creazione di una tabella

Con l'icona delle tabelle è possibile creare una tabella indicando il numero di file e colonne.

Inoltre, cliccando sulla tabella e scegliendo l'opzione "Proprietà della tabella", sarà possibile definire un'altezza ed una larghezza, così come lo spazio tra le celle e l'allineamento.

Nella finestra di configurazione andremo all'opzione Avanzato ed indicheremo il colore dei bordi o del fondo della tabella. Queste opzioni possono essere configurate a livello generale o per cella/fila come spiegato di seguito.

2. Colori e bordi di una tabella

Se vogliamo utilizzare un colore o inserire un bordo all'interno di una cella, possiamo selezionare tale cella e clicchiamo con il tasto destro del mouse a Cella- Proprietà della cella.

Nella finestra di configurazione che apparirà andremo alla finestra Avanzato ed indicheremo i colori e le dimensioni come nella seguente immagine:

3. Unire/dividere celle della tabella

Per unire due o più celle di una tabella le selezioneremo e con il bottone destro del mouse scegliamo l'opzione Cella- Unisci celle.

La stessa cosa vale se vogliamo invece dividerle, opzione "Dividi cella".

Esempio:

Come aggiungere un blocco per la serratura elettronica?

Descrizione

È possibile inviare i dati di accesso della serratura elettronica direttamente dal sistema Avantio.

Vantaggi

Se lavorate con uno dei sistemi di chiusura elettronica supportati e lo avete integrato nel vostro account Avantio VRMS, potete inviare il codice della porta dell'alloggio direttamente al turista. Questo può essere fatto facilmente attraverso un modello e la Unified Inbox unificata e persino attraverso Harmony (automazione per risparmiare tempo).

Partners compatibili con questa funzionalitá

Al momento, questa funzionalità è disponibile solo per i partner: Operto, Homeit, Akiles.

Configurazione

1.     Creare un modello di categoria Prenotazioni con un testo a scelta.

2.     Aggiungere al modello il BLOCCO chiamato Serratura Elettronica.

3.     È importante configurare questo modello con il blocco per il lucchetto elettronico in tutte le lingue, soprattutto se il modello deve essere utilizzato in Harmony, poiché Harmony invierà il modello nella lingua che appare nel record del cliente/turista.

L'opzione di aggiungere questo blocco è disponibile solo per le aziende che hanno integrazioni con i sistemi di serrature elettronici di Operto, Homeit, o Akiles.

Come funziona?

Questo blocco deve essere aggiunto al modello in cui si desidera inviare i dati di accesso per la serratura elettronica (compatibile solo con i modelli della categoria Prenotazioni).

Il partner genererà un url con il codice e lo sincronizzerà con Avantio. Il nostro sistema è responsabile dell'aggiunta di tale url nel pulsante "Accesso"; quando si fa clic su tale pulsante, si apre l'url generato dalla piattaforma del partner.

Importante

Se il partner non invia i dati di accesso alla serratura elettronica al sistema Avantio, il sistema non sarà in grado di compilare le informazioni nel modello inviato al turista:

Se facendo clic sul pulsante "Accesso" il sistema non reindirizza a nessun sito, è perché il sistema del partner non ha generato correttamente l'url, pertanto è necessario contattare direttamente il partner in modo che possa esaminare il caso.

Il partner può sincronizzare le chiavi solo per le prenotazioni con stato confermato. Ciò significa che se la prenotazione non è confermata nel VRMS, la chiave non viene generata.

Non appena il modello è stato inviato al turista, sia manualmente che attraverso l'applicazione Unified Inbox o automatizzato tramite Harmony, il turista riceverà un'e-mail con i dati/codice di accesso al suo alloggio.

Partner links (apps)

¡NUOVO! 

Con questa nuova funzione, offriamo ai nostri Property Managers e partner una migliore comunicazione tra loro e i loro ospiti. In particolare, vi permetterà di avere una migliore comunicazione e trasparenza con i vostri ospiti riguardo a tutto ciò che riguarda i partner coinvolti nella loro prenotazione.

Attraverso il sistema Avantio, potrete inviare informazioni relative alle app coinvolte nella prenotazione e/o nel soggiorno dell'ospite.

I partner compatibili con questa funzione

Ogni partner decide se condividere o meno le informazioni attraverso i link/blocchi.

Come inserire i link dei partner nei modelli? (Prossimamente)*

Nel modulo Modelli, quando si modificano i modelli nella categoria Prenotazioni, è disponibile un nuovo blocco per l'inserimento dei dati per ogni categoria di partner disponibile.

Quali dati vengono condivisi attraverso questi link?

I partner possono condividere con il nostro sistema quanto segue:

·       URLs che reindirizzano alla loro piattaforma con informazioni rilevanti e/o accesso alle loro applicazioni.

·       Testo informativo.

600 è il numero massimo di caratteri che i partner possono sincronizzare, sia per gli URL che per il testo normale.

Link nella nuova sezione Elenco prenotazioni (ora disponibile)

A partire da ora, è possibile accedere ai link dei partner anche nella nuova sezione/quadro destro dell'elenco delle prenotazioni.

È possibile visualizzarli in “Applicazioni connesse” all'interno di questo pannello e, in ogni prenotazione, è possibile esaminare il link URL/testo inviato dal partner e copiare il link se è necessario condividerlo con l'ospite tramite la Posta in arrivo unificata.

 → Quali utenti del sistema hanno accesso?

Per la nuova sezione dell'elenco delle prenotazioni, solo gli utenti con i seguenti ruoli potranno visualizzare il link sotto “Applicazioni collegate”:

·       Responsabile prenotazioni

·       Prenotazioni

·       Reception

·       Fatturazione

Domande frequenti (FAQs)

1.     Tutti i partner condivideranno le informazioni, che si tratti di link URL o di testo semplice?

No, non tutti i partner invieranno informazioni.

2.     Per quanto riguarda il testo semplice, sappiamo quali partner lo utilizzano? Un partner può utilizzare a volte il testo semplice e altre volte gli URL?

La funzionalità consente a ciascun partner (uno per tipo) di impostare il valore e il tipo del campo per ogni prenotazione. Pertanto, è possibile che alcune prenotazioni abbiano un URL e altre un testo semplice.

3.     Un Property Manager può lavorare con più partner dello stesso tipo?

Sì, ma con delle restrizioni:

o   I gestori di immobili possono collaborare con diverse aziende per le serrature elettroniche senza alcun problema, poiché ogni immobile potrebbe avere una serratura diversa.

o   Una serratura = una proprietà.

o   Non è consentito avere due campi “personalizzati” per due app della stessa categoria.

Ad esempio, se un'applicazione (partner) di una categoria imposta il valore per la prenotazione X e successivamente un'altra applicazione (partner) della stessa categoria tenta di impostare il campo per la stessa prenotazione X, sovrascriverà il valore precedente. È consentito un solo valore per categoria.

Accessi Utenti - ruoli e permessi

Descrizione

Questa sezione permette di aggiungere utenti al sistema e di fornire un accesso limitato al software.

Vantaggi

In questo modo è possibile separare le responsabilità all'interno della società.

VANTAGGI:

1. Ogni utente può visualizzare e modificare solo quello che riguarda le proprie attività quotidiane, a seconda del settore dell’azienda in cui lavora e la posizione che ricopre.

2. Le informazioni o dati sensibili saranno disponibili solo per quelli con profili più avanzati.

3. Ottimizza la sicurezza e minimizza gli errori.

4. È possibile assegnare un solo ruolo o molteplici ruoli ad un singolo utente.

L'amministratore può creare nuovi utenti ed amministratori.

Configurazione

Per gestire gli utenti nella vostra azienda, andate in alto a destra, opzione "Configurazione". Nel menù a sinistra si avrà accesso alla categoria "Utentii".

Apparirà  l'elenco degli utenti che sono già creati, le loro email di accesso corrispondenti, specificando se si tratta di "amministratori" o meno e se sono attivi o disabilitati.

Il ruolo di amministratore dà accesso a tutto il sistema senza limiti.

Per creare un nuovo utente, fare clic sul pulsante "Nuovo".

Si devono compilare i campi necessari come richiesto.

Il campo "Login" è la mail con cui l'utente può collegarsi ai VRMS.

Controllare il campo "Inviare dati di connessione all'E-mail dell'utente" in modo che l'utente possa ricevere un’e-mail automatica con la password.

Il campo "Profilo utente" consente di scegliere diverse autorizzazioni.

Fai clic su "Salva" per completare la creazione del nuovo utente.

Novità

Sino ad ora solo l’utente col permesso di Amministratore poteva utilizzare Harmony.

Attualmente l’utente in possesso del permesso Prenotazioni, Responsabile prenotazioni o Reception puó :

1. Se l'utente è in possesso del permesso Prenotazioni o responsabile prenotazioni, potrá compiere azioni sugli eventi programmati.

2. Se l’utente è in possesso del permesso Reception, potrá visualizzare gli eventi programmati nella scheda della prenotazione.

Tuttavia, ricordiamo che  chi è in possesso di questi permessi non puó  creare o modificare workflow.

I permessi concessi agli utenti  possono essere cumulabili (esempio: Reception + Planning disponibilità)

Attenzione!

Ogni utente del VRMS può utilizzare un solo tipo di permesso.

Per esempio, con lo stesso indirizzo e-mail non è possibile dare accesso allo stesso tempo ad un fornitore e ad un utente.