Come posso importare in blocco le prenotazioni già esistenti per una struttura appena migrata sul PMS?
Per avviare la procedura di migrazione in blocco delle prenotazioni basta seguire gli step indica:
ONB Documento Importazione Prenotazioni
Questo documento indicherà le istruzioni e le condizioni per importare le prenotazioni nel sistema Avantio. L'interessato dovrà sottoscrivere il presente documento dopo averlo letto attentamente ed aver accettato le condizioni stabilite nei punti a seguire.
L'importazione delle prenotazioni è un processo che consente di aggiornare la prenotazione e i dati del cliente in blocco nell'account VRMS. Tale importazione verrà effettuata da un tecnico specializzato tramite un file Excel fornito da Avantio. L'interessato dovrà compilarlo seguendo le indicazioni fornite e tenendo conto di tutti i punti di seguito indicati.
Passaggi da seguire per l’importazione delle prenotazioni:
- Il responsabile dell’implementazione invierà il documento Excel che sarà il modello da compilare.
- Una volta completato e controllato il modello Excel, si dovrà informare il responsabile della formazione per procedere con l'importazione.
- Dopo l'importazione, l'interessato verrà avvisato e potrà procedere al collegamento con i portali tramite il Channel Manager.
Le condizioni e gli aspetti importanti da considerare sono illustrati di seguito. Preghiamo di leggere attentamente e in caso di dubbi consultare il responsabile dell’implementazione:
- L'importazione delle prenotazioni avverrà prima del passaggio alla connessione al Channel Manager. Solo dopo l’importazione sarà possibile connettersi ai portali.
- L'interessato deve compilare tutte le colonne affinché l'importazione avvenga correttamente. È responsabile per eventuali errori nei dati che possono causare un'importazione errata.
- Non saranno effettuate importazioni parziali, né prove, né sarà possibile eliminare i dati una volta importati.
- Non è possibile modificare l'ordine delle colonne o aggiungerne di nuove o eliminarle.
- Se, tra la consegna dell'excel al formatore e la connessione, si ricevono nuove prenotazioni, devono essere aggiunte manualmente in Avantio per evitare overbooking.
- Le prenotazioni importate, se provenienti da un portale, saranno collegate al portale solo con l'ID corretto. Modifiche o cancellazioni si rifletteranno in Avantio.
- Durante l'importazione verrà verificata la disponibilità delle prenotazioni nel calendario di Avantio. Una volta completata l'importazione, eventuali errori saranno notificati.
- Le prenotazioni importate non saranno incluse nei flussi di Check-in Online e Avantio Payments.
Come compilare correttamente il documento:
Campi obbligatori
- Colonna "source": scegliere tra "Owner", "Online" o il nome del portale (es. Booking.com, Airbnb, VRBO).
- Colonna "Reservation ID": indicare il localizzatore originario del portale.
- Colonna "Property ID": inserire la referenza della proprietà in Avantio.
- Colonna "Guest first name": almeno questo campo deve essere compilato.
- Colonna "Created Date": se sconosciuta, indicare la data di check-in.
- Colonna "STATUS": scegliere tra "confirmed", "cancelled", "inquiry", "on hold", "paid", "unpaid", "warranty" e "owner".
Campi non obbligatori
- Colonna "Property Name": consigliato indicare il nome configurato nella scheda dell'alloggio.
- Colonne "Guest phone", "Guest country", "Guest region", etc.: compilare con le informazioni del cliente.
- Colonna "Guest language": selezionare la lingua corrispondente (es. "en_GB", "it_IT").
- Colonne "Adults" e "Kids": se non compilati, i valori predefiniti saranno rispettivamente 1 e 0.
- Colonna "Total Price": importo totale della prenotazione, incluso l'extra di pulizia.
- Colonne "Total Paid" e "Total Due": sommare i pagamenti ricevuti e pendenti.
- Colonna "Method Paid": scegliere tra "POS Credit Card", "Bank transfer" o "Cash".